Hva er beste praksis for håndtering av sensitive dokumenter?

Et ark brettes, rives i to og havner i papirkurven. Saken er ute av verden, tror vi. Likevel er det ofte papir som utgjør en undervurdert sikkerhetsrisiko i virksomheter. Heldigvis finnes det trygge måter å kvitte seg med sensitive dokumenter på, uten unødvendige bekymringer.

Hva regnes som sensitive dokumenter?

Sensitive dokumenter er sjelden dramatiske og kan for eksempel være:

• forslag til forretningsavtaler
• notater fra medarbeidersamtaler
• kundeinformasjon
• arbeidsnotater
• utkast og forkastede dokumenter

En nyttig huskeregel er denne: Hvis du ville vært ukomfortabel med at uvedkommende leser dokumentet, bør det makuleres, ikke kastes i papiravfallet.

Hvorfor er vanlig papiravfall en risiko?

Når papir kastes i returordninger, betyr det ikke at informasjonen er borte. Tvert imot.

Papir til gjenvinning:

• samles ofte i åpne eller halvlukkede mottak
• kan bli liggende over tid før videre behandling
• håndteres av flere ledd før det faktisk destrueres

I denne perioden har virksomheten ingen kontroll. Det finnes heller ingen garanti for hvem som kan få fysisk tilgang til materialet. For dokumenter som inneholder personopplysninger eller forretningskritisk informasjon, er dette problematisk både sett opp mot kravene i GDPR og virksomhetens omdømme.

For ledere kan det være hensiktsmessig å ta utgangspunkt i at mesteparten av papiravfallet virksomheten produserer, bør makuleres av hensyn til medarbeidere, kunder, leverandører og virksomhetens omdømme.

Les mer: Papirdokumenter og informasjonssikkerhet i større organisasjoner

Når bør dokumenter makuleres?

Dokumenter bør makuleres når de:

• inneholder personopplysninger
• kan avsløre interne forhold eller strategi knyttet til kunder, ansatte eller økonomi
• ikke lenger har et operativt eller juridisk formål

Dette gjelder uavhengig av om informasjonen oppleves som sensitiv i øyeblikket.

Makulering bør være en fast del av virksomhetens informasjonsforvaltning. For ledere kan det være hensiktsmessig å ta utgangspunkt i at papirbasert informasjon er sensitiv, med mindre det tydelig motsatte er tilfelle.

Makulering = kontroll

Sikker makulering handler om mer enn selve ødeleggelsen av papir. Det handler om kontroll i hele prosessen, fra bruk av låste beholdere og henting av klarert personell til sikret transport og direkte makulering i adgangskontrollerte anlegg.

Når virksomheten har kontroll på dokumenter helt frem til forsvarlig destruksjon, styrkes etterlevelse av personvernregelverket. Samtidig beskyttes ansatte, kunder og samarbeidspartnere. Risikoen for omdømmeskade reduseres, og ledelsen får bedre styring.

Dette blogginnlegget ble sist publisert 22. juni 2016 og er senere oppdatert.