Er du i gang med å planlegge den store juleoppryddingen på kontoret ditt og i resten av virksomheten? Husk da at en slik ryddesjau kan innebære risiko for at sensitiv informasjon kommer på avveie. Når det snart er et halvt år siden EUs personvernforordning (GDPR) ble en del av personopplysningsloven, er det enda viktigere enn før å hindre at det skjer. Alvorlige brudd på personvernet kan nå føre til millionbøter.
Før du starter ryddingen på skrivebord, i skuffer og skap eller i arkiver og på lagre, kan det være lurt å ha på plass en ordning for sikker makulering av dokumentene du skal kvitte deg med. NG Secure kan hjelpe deg med en enkel og sikker løsning. Vi kan plassere ut plomberte beholdere hos dere hvor dokumenter lett kan kastes inn gjennom en slisse. Beholderne hentes av sikkerhetsklarert personell og transporteres i låste biler til et et lukket og videoovervåket anlegg hvor dokumentene kvernes slik at informasjonen ikke kan gjenskapes. Video som viser vår prosess kan du se her.
Husk også at det ikke bare er personopplysninger som bør slettes på en sikker måte. Om andre opplysninger kommer på avveie, kan det også føre til skade for bedriften på grunn av omdømmetap og svekket konkurranseevne.
Vi får av og til spørsmål om hva som bør makuleres. Hva er sensitiv informasjon? Jeg er fristet til å si at det er mer enn man tror. Tilsynelatende "ufarlige" enkeltopplysninger kan hentes fra flere dokumenter og settes sammen. Det kan gi andre informasjon de helst ikke bør ha. Typiske eksempler er fakturaer, innkjøpsordrer, pakksedler og ordrebekreftelser. Kast ikke slike dokumenter i papirkurven. Da kan uvedkommende skaffe seg informasjon om dine kunder, dine leverandører, prisinformasjon, leveringsbetingelser og produktinformasjon.
Er du usikker, så er jo det sikreste å makulere alt.
Som du sikkert vet stilles det i GDPR en rekke krav til virksomhetene. Ansvaret har blitt større og pliktene flere. Man må ha et ganske omfattende regelverk på plass for den informasjonssikkerheten som kreves. Har du mulighet, kan det være lurt å ta en sjekk på rutinene dere har for å møte de nye kravene. Etter julerydding med sikker makulering og en slik gjennomgang, kan man starte det nye året i tryggere forvisning om at sensitive data ikke kommer på avveie i virksomheten.
Nedenfor finner du en gratis sjekkliste for GDPR.
Jeg vil benytte anledningen til å ønske dere en fin jul og godt nyttår! Med en makuleringsavtale kan vi sammen redusere risikoen for sikkerhetsbrudd i 2019.