Viktig med sikkerhet i alle ledd

Når man tilbyr kundene informasjonssikkerhet for at personopplysninger eller annen sensitiv informasjon ikke skal komme på avveie, er det viktig at man selv setter sikkerheten i høysetet i alle ledd. Blant de mange tiltakene NG Secure gjennomfører, er å samle alle ansatte, transportører og sjåfører til sikkerhetsdager to ganger i året. 28 av disse var samlet til årets første sikkerhetsgjennomgang 10. og 11. mars.

Jobben som transportørselskapene, sjåførene og de som arbeider i kundesenter og ved makuleringsanleggene utfører, er avgjørende for at kundene skal få den sikkerheten de betaler for. NG Secure har i sin internkontroll laget strenge regler og grundige rutiner for å gi dem det. 

På sikkerhetsdagene gås disse nøye gjennom. Det samme gjelder erfaringene man har gjort seg siden forrige samling og tiltak for å bedre sikkerheten enda mer og dermed også kundetilfredsheten. Ingen sikkerhetsbrudd som har skadet kunder, er rapportert. For å sikre at det fortsetter slik, drøftes likevel mulige forbedringer, og nye tiltak gjennomføres.

Tjenestene NG Secure tilbyr er

• Sikkert kontor
• Sikker makulering
• Sikker destruksjon
• Sikker datasletting

ISO-sertifisering

Innefor disse områdene er kvalitet på tjenestene avgjørende. NG Secure er det eneste rene makuleringsselskapet i Norge som er sertifisert med godkjenning i henhold ISOs standarder for kvalitetsstyring, arbeidsmiljøstyring og miljøstyring.

ISO-godkjenningen gir kunden garanti for at sikkerhet og kvalitet er en kontinuerlig prosess. Hvert år foretas kontroll. Da er det ikke nok bare å dokumentere at tjenestene holder samme standard som da godkjenningen ble gitt. Selskapet må også kunne vise til forbedringer. Derfor har sikkerhetsdagene og forbedringstiltakene de har resultert i vært viktige for å beholde godkjenningene.

Strenge rutiner

De strenge rutinene oppfyller dessuten anbefalingene fra NSM (Nasjonal Sikkerhetsmyndighet) og NorSIS (Norsk senter for informasjonssikring).

Disse rutinene gås gjennom jevnlig og det er utarbeidet skriftlige retningslinjer som alle sjåfører og ansatte har med seg til enhver tid. Blant disse rutinene er

• Det benyttes utelukkende sikkerhetsgodkjent personell i alle deler av behandlingen av sensitivt materiale.
• Alt personell er uniformert, bærer ID-kort med bilde og har levert utvidet politiattest.
• Materialet transporteres i lukkede beholdere på lukkede og låste biler
• Alle våre makuleringsanlegg har adgangskontroll med alarm og kameraovervåkning
• Det sensitive materialet blir krysskuttet, kvernet og deretter gjenvunnet til nytt papir.

For våre sjåfører gjelder følgende sikkerhetsrutiner:

• Skal alltid ha godkjent ID-kort godt synlig på uniformen.
• Skal ha på seg NG Secure sin godkjente arbeidsuniform.
• Skal kjenne til bilen og utstyret
• Ha fått nødvendig sikkerhetsopplæring
• Har tilgang til nødvendig verneutstyr
• Skal bruke hjelm og refleksvest der det er påbud
• Bruker refleksvest på anlegg og ved omlasterstasjon
• Har med seg nødvendig renholdsutstyr for å tørke av beholdere/utstyr

Ute hos kunden skal NG Secures sjåfører

• Alltid kunne vise frem godkjent ID-kort
• Varsle om at de er kommet for å hente sikkerhetsmakulering
• Registre deg i besøksprotokollen om det er påkrevd ute hos kunden.
• Sette beholder på avtalt sted
• Be kunden kvittere for utført oppdrag. Er det ikke mulig å skaffe signatur skrives klokkeslett og «ingen til stede» på kjøreseddelen
• Sjekke om det er avtalt ekstra sikkerhet med plombekvittering
• Sjekke at beholder/plombe/lås er hel og låst

Under tømming og transport gjelder følgende:

• Bilen skal alltid være forsvarlig lukket og låst
• Sjåføren skal sikre lasten godt
• Innsamlet materiale skal ikke stå på bilen over natten utenfor godkjent anlegg
• Bilen skal ikke forlates uten tilsyn om det oppstår uhell under transport
• Beholdere med innsamlet materiale skal alltid være låst og aldri forlates uten tilsyn
• Beholdere skal alltid settes på anvist sted eller oppgitt plassering
• Beholdere og materiale skal behandles pent
• Skader og mangler på utstyr meldes omgående til kunden, kundesenteret og ansvarlig på produksjon

Når selskapets visjon er at «Sensitiv informasjon skal aldri komme på avveie», er det en selvfølge at kvalitetsarbeidet til enhver tid er i fokus. Vår erfaring gjennom mange år er at det eneste sikre er å makulere alt.

Les mer om sikkerhetsarbeidet og regler for behandling av personopplysninger og sensitiv informasjon her

Lover og regler du må følge når du skal kaste dokumenter

Hver fjerde virksomhet har uønskede sikkerhetshendelser