IT-sjef: Smart med en proff partner på håndtering av brukt datautstyr

PC-ene i en virksomhet byttes ut når de ikke lenger takler oppgavene. Da er det viktig å ha rutiner for forsvarlig håndtering, med tanke på datasikkerhet og miljøvennlig avhending. Løsningen kan være et partnerskap med en leverandør som kjenner GDPR-kravene og EE-forskriften.

Både utrangerte og nyere brukte PC-er skal ikke bli liggende og samle støv på printerrommet. De skal ut av bedriften etter fastsatte rutiner. Det er to hovedårsaker til dette:

• Datasletting: Ett av de mest kritiske aspektene ved å avhende gamle PC-er er å sikre at all data blir slettet på en sikker måte. Personopplysninger og annen sensitiv informasjon kan bli utsatt for datatyveri hvis de ikke slettes ordentlig.
• Miljøhensyn: Utrangerte PC-er inneholder komponenter som kan være skadelige for miljøet hvis de ikke behandles riktig. Ved å resirkulere disse komponentene bidrar vi til sirkulærøkonomien, hvor materialer gjenbrukes i stedet for å ende opp på søppelfyllinger.

GDPR og EE-forskriften

Det er et par regelverk som styrer kravene knyttet til avhending av elektronisk utstyr:

• GDPR: Personvernlovgivningen stiller strenge krav til hvordan personopplysninger håndteres og slettes. Dette betyr at enhver PC som inneholder personopplysninger må behandles med omhu for å sikre at dataene ikke kommer på avveie.
• EE-forskriften: Denne forskriften krever at elektrisk og elektronisk avfall håndteres på en miljøvennlig måte. Det er viktig å sikre at komponentene i PC-ene blir resirkulert og gjenbrukt.

I tillegg må du ivareta bedriftsintern informasjon og data om bedriftens kunder. Selv om mye informasjon lagres i skyen, må du gå ut fra at medarbeideres PC-er inneholder data som kan skade kunder eller din egen virksomhet hvis de havner i feil hender.

Det sier seg selv at dette kan ha store konsekvenser for bedriften, både juridisk og økonomisk.

Les også: Håndtering av datautstyr i tråd med GDPR

Proff partner på sikker datasletting

Arbeidsdagen for en IT-ansvarlig i en typisk norsk bedrift er hektisk og dreier seg om langt mer enn kjerneoppgavene rundt IT-drift. Derfor vil det være klokt å samarbeide med en profesjonell leverandør av tjenester for sikker sletting av data og forskriftsmessig håndtering av PC-komponenter.

En slik partner har etablerte rutiner og kompetente medarbeidere til disse prosessene.

Her er noen eksempler på hva en ekstern aktør kan bidra med:

• Beholdere og bokser: En effektiv måte å samle opp hardware i spesialdesignede beholdere og bokser. Disse kan plasseres rundt i bedriften, slik at ansatte enkelt kan legge fra seg utstyr som skal avhendes.
• Henting og transport: Når beholderne og boksene er fulle, kan en ekstern partner hente dem på et avtalt tidspunkt. Dette sikrer at alt blir transportert på en sikker måte av uniformert personale i avlåste kjøretøy.
• Sletting eller makulering: Hos leverandøren kan digitale lagringsmedier bli slettet slik at informasjonen er permanent fjernet. Dette åpner for ombruk av IT-utstyret. Se neste punkt. Lagringsenheter kan også bli fysisk kvernet, slik at informasjonen ikke er mulig å gjenskape.
• Lønnsom ombruk av IT-utstyr: Nyere brukte enheter kan være lønnsomme å selge videre til andre brukergrupper. Tjenesten IT Asset Disposition (ITAD) innebærer at vi vurderer om utfaset utstyr som PC, mobil eller nettbrett fra din virksomhet egner seg for slik ombruk. Da blir data på lagringsmediene slettet etter sertifiserte metoder, og enhetene klargjort for videresalg. Bedriften får en avtalt andel av salgsverdien. Det gir mulighet til å kombinere sikkerhet med bærekraft og økonomisk gevinst.

Mer om trygg ombruk av IT-utstyr på vår web

Mer tid til IT-sjefens kjerneoppgaver

Dette er detaljer som du egentlig ikke har behov for å kjenne til. Du er forpliktet til å holde deg oppdatert på en porsjon basiskunnskap om sikker håndtering av maskinvare som skal kastes. Derimot kan du overlate til partneren å etablere rutinene som innfrir kravene.

Da får bedriften en effektiv og trygg prosess og bidrar samtidig til en sirkulær økonomi. Og du får frigitt tid til mer forretningskritiske oppgaver.

Husk at korrekt håndtering av utrangerte PC-er ikke bare handler om å oppfylle juridiske krav, men også om å beskytte bedriftens omdømme og bidra til en bærekraftig fremtid. Og gode rutiner legger grunnlaget for dette, uten risiko eller unødvendige problemer.

Er ombruk av nyere brukt IT-utstyr relevant for din virksomhet? Kontakt oss her.

Eller lær mer i denne guiden: