Advokater har en viktig rolle i samfunnet, der tillit hos klientene er alfa og omega. Dette innebærer et stort ansvar for at klientenes sensitive informasjon håndteres konfidensielt og med en høy grad av informasjonssikkerhet. Kan dine klienter stole på at deres informasjon ikke havner på avveie hos deg?
I forbindelse med håndtering av juridiske saker vil det produseres en del dokumenter med sensitiv informasjon av ulik art. Dette vil være både sensitive elektroniske data og papirdokumenter som krever spesiell håndtering for å sikre at ikke uvedkommende får tilgang til disse.
I våre internettider er det gjerne mest fokus på digital informasjon, mange glemmer rett og slett å tenke på at informasjon i papirform fort kan utgjøre den største risikoen for uønskede lekkasjer. Har du og din virksomhet tilstrekkelig kontroll og rutiner for hva som skjer med saksdokumenter og annen sensitiv informasjon på kontoret?
Dersom du ikke umiddelbart kan svare "ja" på dette spørsmålet vil du kunne dra nytte av å lese igjennom rådene nedenfor. Det viktigste er å sørge for bevissthet rundt sikre makuleringsrutiner, hvorfor dette skal gjøres og hva som kan bli konsekvensen om en unnlater å følge dem opp.
Sørg for å få en oversikt over
Det er ikke bare klientene eller advokatkontoret som vil lide dersom sensitive papirer kommer på avveie. Det er ikke alltid en er klar over hvor omfattende problemer som kan oppstå ved å ta for lett på sikkerheten rundt informasjon mellom advokat og klient.
Les også: Kan få millionbot for personvernopplysninger i dokumenter på avveie
Våg å tenke "worst case scenario", dette kan omfatte alt fra store mediakriser og konkurs til drapstrusler og selvmord. Det vil være i alles interesse at sikkerheten tas på alvor.
Det er allment kjent at advokater sitter på mye sensitiv informasjon. Klienter deler mye fortrolig informasjon, blant annet via e-mail og brev i papirform. Dette skjer i et tillitsforhold der det er avgjørende både for den aktuelle saken og eventuell fremtidig dialog, at det som deles oppbevares utilgjengelig fra uvedkommende som:
Dette er eksempler på uvedkommende som er klar over at advokatkontoret besitter viktig informasjon som de kan ønske tilgang til av ulike årsaker. Advokater er derfor utsatt for såkalt dumpsterdiving, rett og slett folk som roter i søpla for å få fatt i noe av verdi.
Les også: Finnes det dumpster-divere i papiravfallet ditt? >>
Makulering av dokumenter kan ta tid, med mindre det finnes en svært effektiv makuleringsmaskin på kontoret. Dersom det allerede utføres makulering av dokumenter på kontoret er dette en god start, men det finnes sikrere og mer tidseffektive måter å bli kvitt sensitive dokumenter. Å ha en advokat stående foran makuleringsmaskinen er en kostbar og lite gunstig affære. Du studerte neppe i årevis for å bruke verdifull tid på denne typen arbeid.
De fleste av oss har en travel hverdag der det er vanskelig å få tiden til å strekke til.
En makuleringsmaskin er som regel tidkrevende å benytte, spesielt dersom en har mange store bunker med papir som skal makuleres.
Et typisk scenario er opprydding på kontoret før ferie, flytting til nye lokaler og lignende.
Det vil da være stor pågang til makuleringsmaskinen. Mange vil da velge å «ta en sjanse» på å kaste papirene rett i søpla, fremfor å bruke uønsket mye tid på makulering. En lite effektiv makuleringsløsning gjør medarbeidere mer «slepphendte» med hva som kan anses som sensitiv og ikke-sensitiv informasjon.
Gikk du glipp av blogginnlegget Bør du velge en sikker makuleringstjeneste eller en makuleringsmaskin? Da kan du lese det her >>
Viktige ressurspersoner i selskapet bør ikke bruke tiden sin til makulering. Å sette renholds-personale eller sekretæren til å makulere bunken med gamle saksdokumenter unntatt fra offentlighet er en lettvint løsning som ikke er å anbefale. Disse har ikke samme forståelse av sikkerhet og risiko, og du mister kontrollen på hvor informasjonen havner til slutt. Her er det for mye som står på spill til å ta sjanser på at alt vil gå bra. Advokater flest vil nok kunne signere på at det å sikre seg og sine klienter mot unødvendig risiko er av høyeste prioritet.
Personer som håndterer makulering av sensitive dokumenter bør være sikkerhetsklarert innenfor satte rammer, samt ha en viss grad av forståelse for temaet informasjonssikkerhet og hvilke konsekvenser informasjon på avveie kan få både for enkeltpersoner og advokatkontoret.
Vær obs! på at databehandlere for tydeligere ansvar med den nye personvernforordningen, GDPR.
Kan dine klienter stole på deg med nåværende praksis for dokumenthåndtering?
Tenk etter: Ville du selv ha overlatt sensitiv informasjon til et advokatkontor med samme makuleringsrutiner som dine? Har du gode svar dersom en klient spør inngående om dine rutiner på dette området? Dersom svaret på dette er nei, bør varsellampene blinke umiddelbart!
Hva kan bli konsekvensene om klientenes informasjon lekker ut? Ved å tenke over konsekvensene informasjonslekkasjene vil kunne få både for deg selv, din klient og advokatkontorets omdømme, vil du kunne få en ide om hvorfor forbedring av disse rutinene ikke kan utsettes.
Dine klienter tar det som en selvfølge at du har en trygg, effektiv, og fast løsning for makulering.
Som advokat er tillit og omdømme en av de største verdiene i selskapet, det kan vanskelig kjøpes eller repareres dersom det først har fått seg en virkelig smell som har spredt seg ut i alle medier.
Sørg for å etablere en fast og sikker praksis for makulering av sensitive saksdokumenter.
Dette vil sikre at du har en trygg løsning for store mengder dokumenter, noe som vil være tillitsbyggende hos dine klienter. En god makuleringsrutine i advokatvirksomheten vil inkludere:
Vurder også å overlate jobben til en profesjonell aktør med avtale om sikkerhetsmakulering. Dette vil gjerne være rimeligere enn å la en advokat kaste bort dyrebare timer foran makuleringsmaskinen.
Når gode makuleringsrutiner har blitt etablert kan dette gjerne også formidles til klientene. Det vil forsterke tilliten til ditt advokatkontor ytterligere.
Du har nå fått en del innspill til hva du bør tenke på når det gjelder makuleringsrutiner på advokatkontorer. Det hjelper selvfølgelig lite med gode tanker rundt sikkerheten, dersom en somler med å sette planene til verks i praksis. Viktig informasjon kan havne på avveie allerede i dag.
Dersom du, etter å ha lest denne artikkelen, vet med deg selv at du selv ikke ville overlatt sensitiv informasjon til ditt eget advokatkontor, bør arbeidet med forbedringer igangsettes umiddelbart.
På ngsecure.no kan du lese mer om profesjonell sikkerhetsmakulering.