Makulering av sensitive dokumenter i advokatbransjen

Advokater forvalter tillit, og med det følger et stort ansvar for sikker håndtering av sensitiv informasjon. Kan dine klienter være trygge på at ingenting kommer på avveie?

Mange advokatkontorer har ikke gode nok rutiner for sikker makulering. Det er fort gjort å tenke at "denne bunken kan vi bare kaste", spesielt når makuleringsmaskinen er treg, tidkrevende og står innerst på kopirommet.

Men da gambler du med både klientenes tillit og kontorets omdømme.

Skaff oversikt over sensitiv informasjon

Start med å stille noen enkle, men viktige spørsmål:

• Hvilke typer sensitiv informasjon finnes hos oss – og hvor er den lagret?
• Hvem eier informasjonen (klienter, samarbeidspartnere, internt)?
• Hva skjer med dokumenter som skal kastes?
• Hvem har tilgang til papiravfall?
• Makulerer vi – og i så fall: på en trygg og effektiv måte?
• Hva er konsekvensene hvis noe havner på avveie?

Konsekvensene kan bli langt mer alvorlige enn mange er klar over – både juridisk, økonomisk og med tanke på omdømme. Vi har sett eksempler på mediestormer, bøter i millionklassen og brudd på klientforhold som følge av dårlig informasjonshåndtering.

Sikkerhetsrisiko: Papirdokumenter i søpla

Det er dessverre ingen overdrivelse: Folk roter i advokaters søppel. Motparter, konkurrenter og journalister vet at søpla kan inneholde verdifull informasjon. Det er ikke uten grunn at «dumpster diving» har blitt et reelt sikkerhetsproblem også i vår bransje.

Å legge sensitive dokumenter rett i papirkurven eller i en søppelpose som skal ut med rengjøringspersonalet – er en altfor høy risiko å ta. Det er sjelden vond vilje, men ofte dårlig tid, manglende rutiner eller lite effektive løsninger som fører til at det skjer.

Les også: Hva koster det å droppe sikker håndtering av sensitiv informasjon?

Kostbare advokattimer ved makuleringsmaskinen

En vanlig makuleringsmaskin duger i små mengder, men blir raskt en tidstyv når kontoret skal rydde før ferien eller etter en rettssak. Mange advokatkontor ender opp med at ansatte bruker altfor mye tid på å mate maskinen, og i verste fall gir opp og kaster dokumentene usikret.

I tillegg er det verdt å tenke på hvem som faktisk står for makuleringen. Setter du sekretæren eller renholderen på jobben? Da har du kanskje ikke helt kontroll på hvor dokumentene havner, eller om de i det hele tatt blir håndtert på en sikker måte. Informasjonssikkerhet bør ikke overlates til tilfeldigheter.

Tillit er vanskelig å bygge opp og lett å miste

Advokatkontorets viktigste verdi er tilliten fra klientene. Den tilliten forutsetter at deres informasjon håndteres profesjonelt hele veien – også når den skal kastes.

Spør deg selv:

• Ville jeg selv brukt et advokatkontor med våre makuleringsrutiner?
• Kan jeg svare overbevisende hvis en klient spør hvordan vi beskytter deres informasjon?

Hvis svaret er “tja” eller “vet ikke”, bør det blinke noen varsellamper.

Verdt å lese: Sikkerhetskultur i bedriften

Løsningen er sikre rutiner for makulering

Sikkerhetsmakulering bør være en fast del av rutinene på kontoret. Det gir forutsigbarhet, trygghet og et tydelig signal til både ansatte og klienter om at sikkerhet tas på alvor.

En profesjonell aktør som NG Secure tilbyr sikkerhetsmakulering av både papir og digitale medier.

Vi sørger for:

• trygg innsamling og transport av dokumenter
• beholdere med lås og sporbarhet
• kontrollert makulering etter gjeldende lover og forskrifter
• dokumentasjon og sertifisering på at alt er makulert korrekt

Det frigjør tid for alle medarbeidere og fjerner usikkerheten rundt hvem som har ansvaret.

Makulering kan virke som en detalj, men er i praksis et sikkerhetskritisk punkt. Gode rutiner reduserer risiko for datalekkasjer og brudd på GDPR, og en profesjonell løsning gjør jobben både enklere, raskere og tryggere.

På vår web finner du mer om hvordan vi hjelper advokatkontor med å sikre dokumentene - hele veien fra kontorpult til destruksjon.