Bør du velge en sikker makuleringstjeneste eller kjøpe en makuleringsmaskin?

Skrevet av NG Secure | 30. mars 2023

Er du lei av å sitte og rive dokumenter i flere biter når du rydder opp etter årsoppgjøret? Eller året rundt for den saks skyld? Da bør du vurdere å kjøpe en makuleringsmaskin eller velge en sikker makuleringstjeneste i stedet. Hva dere trenger, er avhengig av hvilke behov dere har i bedriften. Her gir jeg deg noen tips til hva du bør tenke på.

Er en makuleringsmaskin tilstrekkelig?

Jobber du i en virksomhet som produserer få dokumenter, og som sjelden har behov for makulering, er sannsynligvis det naturlige valget en makuleringsmaskin. Det er altså hvis vi snakker liten papirproduksjon. Men, med en gang papirbunken vokser, kan det også dukke opp utfordringer knyttet til maskinen. Det kan for eksempel være at:

Noen bruker maskinen når du planlegger å gjøre det
Papiret setter seg fast, og du har ikke tid til å gjøre noe med det akkurat nå
Strimmelbeholderen er full, og det er sekken som står ved siden av også
Det blinker på feilknappen, og dere må bestille service
Service er bestilt, men i mellomtiden vokser bunken med dokumenter som skal makuleres

Undersøkelser viser at god tilgjengelighet og riktig kapasitet er de viktigste faktorene for at makuleringsrutiner etterleves i hverdagen.

Sørger du for å ha gode rutiner på plass samme dag - eller helst før - makuleringsmaskinen tas i bruk, trenger ikke noe av det ovennevnte å være et problem i det hele tatt. Produserer bedriften få dokumenter og rutinene er på plass, kan en makuleringsmaskin løse de fleste daglige oppgavene. Velger dere å gå til anskaffelse av en maskin, bør dere imidlertid påse at den holder en viss kvalitetsmessig standard - både med tanke på kapasitet og makuleringsresultat.

Ta gjerne en titt på blogginnlegget Ferdig med årsoppgjøret: Har du tenkt på sikkerhetsmakulering? også. Der kan du lese mer om rutiner og forskjellige behov.

Gjør en kostnadsvurdering

Hva koster innkjøp og vedlikehold av en makuleringsmaskin som dekker bedriftens behov?
Hvor mye arbeidstid vil gå med? Husk at tid er penger!

Velger dere å benytte makuleringstjenester i stedet, får dere utplassert sikre makulerings-beholdere. Dette er låste beholdere som er spesiallaget for oppbevaring av dokumenter, og som hentes av leverandør som sørger for sikker makulering i henhold til avtale. En vanlig beholder tar 80 kilo papir, og det tar noen timer å destruere så mye papir i en makuleringsmaskin. Ved å benytte en makuleringsbeholder er dere også sikret mot tekniske feil, servicetid og lignende.

Dette er vurderinger du må sette opp mot hverandre når dere skal velge makuleringsløsning.

Avklar behov

Opplever dere i likhet med mange andre bedrifter, at dere i perioder (for eksempel ved årsoppgjør eller flytting) har et større makuleringsbehov, går det an å leie inn en beholder til ønskede tidspunkt også.

Nedenfor har jeg listet opp noen spørsmål dere bør stille:

Hvilket behov har vi for sikkerhetsmakulering?
Hva slags kapasitet må en eventuell maskin ha?
Hva med rutiner? Har vi rutiner, og hva sier i tilfelle de?
Hvem skal makulere?
Har medarbeiderne hos oss tid til å makulere?
Hvor skal makuleringsmaskinen eller makuleringsbeholderen plasseres for å være mest mulig tilgjengelig for alle?
Hva utgjør kostnadene ved de forskjellige alternativene?

Du bør også tenke over ressursene du har til rådighet, og hvordan du ønsker at medarbeiderne dine skal bruke tiden sin i en travel hverdag.

Les også: 7 tips til bedre makuleringsrutiner i din bedrift >

Ønsker du å lese mer om sikkerhetsmakulering, finner du også mer stoff i denne guiden:

Vis hele posten