Gode rutiner rundt sikker oppbevaring og makulering av dokumenter er alfa og omega for å unngå at sensitiv informasjon kommer på avveie. Hva som skjer med dokumentene i bedriften eller hvor de havner bør ikke være tilfeldig. Med en klar fremgangsmåte blir det enklere å etterleve rutinene dere setter opp.
For å gjøre det litt enklere å sette i gang med gode rutiner eller rett og slett forbedre rutinene bedriften har i dag, har vi satt sammen syv punkter dere bør tenke på å innføre.
1. Makuler heller for mye enn for lite
Gjør deg kjent med hvilke typer informasjon dere håndterer. Avgjør deretter hva som skal makuleres, og hva som anses som papiravfall, særlig om det er snakk om sensitiv informasjon. En viktig tommelregel er at det er sikrere å makulere for mye enn for lite.
2. God informasjon reduserer sikkerhetsrisikoen
Sørg for at alle ansatte får nødvendig opplæring og er kjent med bedriftens rutiner. Vær tydelig på eventuelle konsekvenser dersom dokumenter havner på avveie eller i feil hender. Det kan være lurt å sette opp skriftlige rutiner fremfor uskrevne regler som nyansatte bare snapper opp etter hvert. Lag rutiner som er enkle å følge og forstå, slik at ikke ubetenksomhet eller manglende informasjon får spillerom til å utgjøre en sikkerhetsrisiko.
Les også: Har din bedrift en løsning for sikker makulering?
3. Sett opp en strategi for makuleringen
Makuler sensitiv informasjon fortløpende og så fort den ikke lenger skal brukes i dokumentformat. Opprett en rutine som sørger for at dere jevnlig fanger opp eventuell informasjon som skulle vært makulert eller slettet.
4. Alle ansatte har et eget ansvar
Gode rutiner innebærer også at ikke én person sitter med alt ansvaret. Hver ansatt bør sørge for å kvitte seg med sine egne dokumenter på en sikker måte. Sensitive dokumenter skal heller ikke legges på en oppsamlingsplass for å makuleres senere. Da er det fort gjort å glemme papirer som blir liggende. Påse at de havner på rett sted med én gang, så slipper dere å tenke mer over det senere eller risikere at dokumentene havner på avveie.
Les også: Har dere oversikt over all sensitiv informasjon?
5. Makuleringsbeholderen skal være lett tilgjengelig
God tilgjengelighet og kapasitet er avgjørende for gjennomføringsgrad. Sørg for å ha en sikker makuleringsbeholder ved alle printere og i nærheten av alle kontorplasser. De fleste av oss vet hvordan det er når vi må gå litt lenger enn vi strengt talt liker eller har tid til. Ofte havner verken vi eller det vi skal kvitte oss med på rett sted fordi det blir noen stopp underveis. Ved å bedre tilgjengeligheten minsker dere risikoen for uønskede konsekvenser.
6. Inngå avtale med en trygg og seriøs leverandør
Forsikre deg om at du har full kontroll over hva som skjer med dokumenter som leveres til makulering. Vær sikker på at papirene er under kontroll hele veien fra deg til endelig makulering. En trygg leverandør sørger for å dokumentere sikker innsamling, transport og destruksjon.
Les også: Har du råd til å la være å investere i sikker makulering?
7. Miljøbevisst makulering
Det er ingen grunn til at sensitive dokumenter ikke kan bli til gjenvinnbare ressurser. Sjekk at leverandøren som samler inn bedriftens dokumenter gjenvinner materialet til nytt papir. På den måten viser du også miljøansvar, som til gjengjeld gagner bedriftens omdømme.
Dette blogginnlegget ble sist publisert 17. februar 2016 og er senere oppdatert.
