EUs personvernforordning (GDPR) krever økt informasjonssikkerhet og sterkere personvern. En del av kravene kan på en enkel måte oppfylles med en låsbar makuleringsbeholder for gjenvinning av papir og lagringsenheter.

I en tid preget av økonomisk pessimisme og usikkerhet opplever vi stadig ønsker og krav om kostnadsreduksjoner. Også i vår bransje oppstår det konfrontasjoner med påstander om at sikkerhetsmakulering er dyrt. Vil du forsikre deg om at dokumentene dine håndteres og makuleres på en sikker måte, er det flere faktorer utover pris som spiller inn.

Makuleringsbehovet i de fleste bedrifter varierer, ofte i tråd med sesong og oppgaver. Hvordan og hvor ofte dere bruker makuleringsmaskinen, gir en pekepinn på om den dekker behovet eller om det er manglende kapasitet. Hvis det er trangt, finnes det løsninger som kan effektivisere jobben.

Gode rutiner rundt sikker oppbevaring og makulering av dokumenter er alfa og omega for å unngå at sensitiv informasjon kommer på avveie. Hva som skjer med dokumentene i bedriften eller hvor de havner bør ikke være tilfeldig. Med en klar fremgangsmåte blir det enklere å etterleve rutinene dere setter opp.

Er du lei av å sitte og rive dokumenter i flere biter når du rydder opp etter årsoppgjøret? Eller året rundt for den saks skyld? Da bør du vurdere å kjøpe en makuleringsmaskin eller velge en sikker makuleringstjeneste i stedet. Hva dere trenger, er avhengig av hvilke behov dere har i bedriften. Her gir jeg deg noen tips til hva du bør tenke på.

Papirkurven er en dårlig løsning hvis du ønsker at sensitiv informasjon ikke skal komme på avveie. Å plassere brukte PCer, mobiltelefoner eller harddisker i hyller eller andre steder i kontorlokalene hvor mange kan ha tilgang til dem, er også risikofylt. Et mye bedre valg er sikre, plomberte beholdere som går til sikker makulering og destruksjon. Har bedriften din avtale om en slik løsning? 

Du kan tillate deg en velfortjent liten pause når årsoppgjøret er levert. Men - du er kanskje ikke helt ferdig likevel? Har du fortsatt gamle papirer stående i rader av sprekkeferdige permer?  Da bør du benytte den litt roligere tiden etter intenst regnskapsarbeid til en aldri så liten ryddesjau. Jeg har samlet det viktigste du bør tenke på i fire punkter.

Undersøkelser viser at for mange virksomheter risikerer at sensitive data kommer på avveie fordi de ikke har gode nok rutiner for sikker makulering. Det har jeg også selv erfart ved besøk hos flere bedrifter. I disse GDPR-tider kan det være greit å minne om at sensitiv informasjon ikke bare dreier seg om personopplysninger. For å unngå bøter og økonomisk tap, er det sikreste å ha et system for makulering av alle papirdokumenter.

Har du regnskapsdokumenter som er eldre enn 5 år liggende og opptar arkiv- eller lagerplass? Da kan det være på tide med en liten opprydding. For litt over 7 år siden ble bokføringsloven endret og oppbevaringsplikten for de fleste dokumenter ble redusert fra 10 til 5 år.

Det er nå bare dager igjen av den nasjonale kampanjen for informasjonssikkerhet i regi av Norsk senter for informasjonssikring (NorSIS). Den pågår hele oktober med målsetting om å skape en tryggere digital hverdag. De kaller det en dugnad og tilbyr råd og opplæring. Hva har virksomheten deres gjort? Har dere for eksempel benyttet sikkerhetsmåneden til å rydde i arkiver og redusert risikoen for at personopplysninger og annen sensitiv informasjon skal komme på avveie?