Manglende eller utilstrekkelige rutiner for sikker makulering bidrar til at sensitive data kommer på avveie. Det gjelder overraskende mange virksomheter – inkludert større bedrifter. For å unngå GDPR-bøter og økonomisk tap, er det sikreste å ha et system for makulering av alle papirdokumenter.
Brudd på bestemmelsene i personopplysningsloven kan gi virksomheten millionbot. Kommer dokumenter med annen sensitiv informasjon på avveie, kan de økonomiske konsekvensene og omdømmetapet bli store.
Sensitiv informasjon handler ikke kun om personopplysninger. Flere bedrifter har både regnskapstall, kundelister og omsetningstall i papirkurvene. Det skaper stor risiko for at de havner med annet avfall, og derfra kan de komme i hendene på uvedkommende.
Hva som er sensitiv informasjon og som dermed trenger gode sikkerhetsrutiner, må den enkelte bedrift selv vurdere. Det kan være informasjon om blant annet:
- regnskapstall
- anbudsdokumenter
- fakturaer
- kundelister og -nummer
- fakturadato og -nummer
- ordrenummer
- informasjon om egne eller kunders konkurranseforhold
Altfor mange tar sjanser på kontoret
Uønskede sikkerhetshendelser skjer oftere enn du tror. Forskning viser at:
- hver fjerde virksomhet har uønskede sikkerhetshendelser.
- Åtte av ti kontoransatte har funnet konfidensielle dokumenter ved skriveren, som andre har glemt.
- 11 prosent leser dokumenter de finner før de kaster dem.
Dette sier litt om hvor lett det er å miste oversikten. Su må være forberedt på at kundene dine vil sjekke hvordan dere håndterer informasjonen om dem i bedriften din. Sørg derfor for at dere faktisk har kontroll.
Les mer: Er du forberedt på at kundene dine tester informasjonssikkerheten?
Trygg oppbevaring, transport og makulering
Det kan være lurt å ta en ekstra sjekk på hva virksomheten din har gjort for å tilfredsstille GDPR-kravene. De medfører en rekke forpliktelser og pålegger daglig leder et stort ansvar.
Det sikre alternativet til å kaste dokumenter i søpla, er en plombert makuleringsbeholder. NG Secure kan tilby slike løsninger og sørger for sikker henting og transport av beholderne samt makulering ved et lukket og overvåket anlegg.
