Undersøkelser viser at for mange virksomheter risikerer at sensitive data kommer på avveie fordi de ikke har gode nok rutiner for sikker makulering. Det har jeg også selv erfart ved besøk hos flere bedrifter. I disse GDPR-tider kan det være greit å minne om at sensitiv informasjon ikke bare dreier seg om personopplysninger. For å unngå bøter og økonomisk tap, er det sikreste å ha et system for makulering av alle papirdokumenter.
Bryter du bestemmelsene om personvern i personopplysningsloven hvor GDPR er innarbeidet, kan du få millionbot. Men kommer dokumenter med annen sensitiv informasjon på avveie, kan den økonomiske konsekvensen bli stor på grunn av omdømmetap. Jeg blir derfor betenkt når jeg ved flere bedrifter har funnet regnskapstall, kundelister og omsetningstall i papirkurvene deres. Det skaper stor risiko for at de havner i søpla og derfra kan komme i hendene på uvedkommende.
Uønskede hendelser
Erfaringene mine understøttes av undersøkelser som er gjennomført av andre. De viser blant annet at hver fjerde virksomhet har uønskede sikkerhetshendelser. Åtte av ti kontoransatte har funnet konfidensielle dokumenter ved skriveren, som andre har glemt. 11 prosent leser dem.
Hva som er sensitiv informasjon som trenger gode sikkerhetsrutiner, må den enkelte bedrift selv vurdere. Det vil være informasjon om konkurranseforhold – både egne og kunders. Regnskapsopplysninger, anbudsdokumenter, fakturaer, kundelister, kundenummer, fakturadato, fakturanummer, og ordrenummer er andre eksempler.
Du må være forberedt på at kundene dine vil sjekke hvordan dere håndterer informasjonen om dem i bedriften din.
Sikkerhetstest
Det sikre alternativet til å kaste dokumenter i søpla, er en plombert makuleringsbeholder. NG Secure kan tilby slike løsninger og sørger for sikker henting og transport av beholderne og makulering ved et lukket og overvåket anlegg.
Når personopplysningsloven nå er endret i tråd med GDPR, kan det være lurt å ta en ekstra sjekk på hva virksomheten din har gjort for å tilfredsstille de nye kravene. Pliktene er flere og ansvaret for daglig leder større. Nedenfor finner du en sjekkliste over ting du bør gå gjennom.
