Undersøkelser viser at for mange virksomheter risikerer at sensitive data kommer på avveie fordi de ikke har gode nok rutiner for sikker makulering. Det har jeg også selv erfart ved besøk hos flere bedrifter. I disse GDPR-tider kan det være greit å minne om at sensitiv informasjon ikke bare dreier seg om personopplysninger. For å unngå bøter og økonomisk tap, er det sikreste å ha et system for makulering av alle papirdokumenter.

Har du regnskapsdokumenter som er eldre enn 5 år liggende og opptar arkiv- eller lagerplass? Da kan det være på tide med en liten opprydding. For litt over 7 år siden ble bokføringsloven endret og oppbevaringsplikten for de fleste dokumenter ble redusert fra 10 til 5 år.

Det er nå bare dager igjen av den nasjonale kampanjen for informasjonssikkerhet i regi av Norsk senter for informasjonssikring (NorSIS). Den pågår hele oktober med målsetting om å skape en tryggere digital hverdag. De kaller det en dugnad og tilbyr råd og opplæring. Hva har virksomheten deres gjort? Har dere for eksempel benyttet sikkerhetsmåneden til å rydde i arkiver og redusert risikoen for at personopplysninger og annen sensitiv informasjon skal komme på avveie?

Advokater har en viktig rolle i samfunnet, der tillit hos klientene er alfa og omega. Dette innebærer et stort ansvar for at klientenes sensitive informasjon håndteres konfidensielt og med en høy grad av informasjonssikkerhet. Kan dine klienter stole på at deres informasjon ikke havner på avveie hos deg?

De aller fleste av oss tar det for gitt at sykehus og helseforetak har full kontroll på sensitiv informasjon og at de har gode rutiner som fungerer, slik at personlige opplysninger ikke havner på avveie. Men hvor gode er egentlig helsevesenet på dette området generelt?

Skal du ut å reise i forbindelse med jula? Hva gjør du med boardingpasset etterpå? Legger det i lommen på setet foran eller kaster det i avfallskurven på flyplassen på vei ut? Er du kanskje blant dem som tar bilde av boardingpasset og legger ut som reisehilsen til alle kjente på instagram? Det kan være risikabelt og i verste fall en invitasjon til hacking. Strekkodene på boardingpasset inneholder personopplysninger det er lett å kopiere.

En ung kvinne leverte ganske nylig sekker med notatbøker til en gjenvinningsstasjon. En tid etterpå fikk hun melding fra en bruktbutikk i Polen om at bøkene hadde havnet hos dem, hvor de også fant navnet hennes. Ubehagelig syntes hun det var. Dette hendte en privatperson, men kunne noe slikt skjedd i deres virksomhet? For eksempel fordi dere fortsatt har papirkurver ved skrivebordene hvor dokumenter kastes og derfra går i søpla til en gjenvinningsstasjon? Kvinnens historie er et eksempel på hvor lett informasjon man ikke ønsker spredd, kan komme på avveie. Vil man hindre det, kan papirkurvene byttes ut med plomberte beholdere og alle dokumenter makuleres før de går til gjenvinning.

Vi er nå inne i den nasjonale sikkerhetsmåneden oktober. Målet med den er å bidra til en tryggere digital hverdag og hindre at sensitive data kommer på avveie. Da er det kanskje lett å tenke at det bare dreier seg om behandling av digitale data. Slik er det ikke. For å få en trygg digital hverdag er det også viktig med sikker lagring og sletting av papirdokumenter. Kommer de i hendene på uvedkommende, kan informasjon derfra gi muligheter til hacking og ID-tyveri.

Å bruke hammer eller drill for å ødelegge harddisker i håp om å fjerne innhold er nok ikke vanlig på arbeidsplasser. Men er de slettemetodene dere har, gode nok? Og hender det at sensitive dokumenter blir kastet i papirkurven? Det er i så fall risikabelt. Da er sjansene ganske store for at uvedkommende får tilgang til dem. Derfor kan det være lurt å bruke den nasjonale sikkerhetsmåneden NorSIS arrangerer i oktober, til en gjennomgang av sletterutiner og ta en dugnad for å hindre at sensitive data kommer på avveie.

Om kort tid er det ett år siden EUs personvernforordning (GDPR) ble en del av den norske personopplysningsloven. I løpet av det året har Datatilsynet gitt norske virksomheter millionbøter for brudd på personvernet. Er dere trygge på at dere ikke får bøter? Kanskje det kan være en idé å ta en gjennomgang av rutiner og tiltak på grunnlag av erfaringene etter et år med strengere personvern? Har dere for eksempel en sikker makuleringsløsning når GDPR-kravet om sletting skal oppfylles?