Med nytt høyt bøtenivå etter at EUs personvernforordning (GDPR) ble en del av personopplysningsloven, er det viktig å hindre at personopplysninger kommer på avveie. Derfor  kan det være lurt å gå gjennom de rutinene dere har for sletting av sensitive dokumenter og spørre dere selv om de er effektive og sikre nok. Vær klar over at effektiv og sikker makulering dreier seg om mer enn å velge makuleringsmaskin.

Rett til sletting og informasjonssikkerhet er to sentrale begrep i det styrkede personvernet vi har fått ved at EUs personvernforordning (GDPR) nå har blitt en del av norsk lovgivning.  Alle virksomheter forutsettes å ha rutiner som oppfyller de kravene som følger av det. Kravene gjelder også opplysninger i papirdokumenter. Fortsatt behandles en stor mengde av dem i virksomhetene. Sikker sletting av dokumentene kan skje med sikkerhetsmakulering. 

Virksomheten deres har sikkert vært gjennom en omfattende prosess for å oppfylle kravene i EUs personvernforordning (GDPR). Muligens er et av de siste tiltakene valg av makuleringsleverandør. Sikker makulering er viktig for å hindre at dokumenter med personopplysninger kommer på avveie og dermed for å unngå bøter. Bøtene for brudd på personvernet blir som kjent mye høyere nå.

Vi får noen ganger spørsmål fra firmaer om det kan være nødvendig å legge så mye penger i en makuleringsordning. Svaret på det avhenger selvsagt av hvor mange dokumenter som håndteres i firmaet og hvilken sikkerhet man ønsker for at sensitive data ikke skal komme på avveie. Med det bøtenivået som blir, når EUs personvernforordning (GDPR) om kort tid blir norsk lov, er det fristende å snu litt på spørsmålsstillingen. Har du råd til å la være å investere i sikker makulering?

Er informasjonssikkerheten for dårlig i bedriften din, er sjansen stor for at sensitiv informasjon kommer på avveie. Med nye personvernregler som følge av at EUs personvernforordning (GDPR) snart blir norsk lov, kan det føre til både millionbot og omdømmetap. Har du tenkt på at den sikreste måten å unngå det på, er å makulere alt?  

Har du investert i en makuleringsmaskin, er det sikkert et ledd i arbeidet med informasjonssikkerheten i virksomheten din. Men har du tenkt på at maskinen av ulike årsaker også kan bli en sikkerhetsrisiko? Det kan nemlig hende, og sensitiv informasjon kan komme på avveie til tross for investeringen.

Sikker makulering er en prosess som gir trygghet for at dokumenter med personopplysninger eller annen sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. I den prosessen må det være gode rutiner internt i virksomheten når opplysningene registreres, lagres og behandles, og det må være sikkerhet i alle ledd når dokumentene skal makuleres.

EUs personvernforordning (GDPR)som blir norsk lov 25. mai, stiller strengere krav og pålegger virksomhetene flere plikter i hele denne prosessen. NG Secure leverer tjenester som kan sikre at kravene oppfylles og pliktene utføres. 

Hva består denne prosessen av? Ja, blant annet internkontroll, informasjonssikkerhet, informasjonsplikt, personvernerklæring og sikker sletting. Er du usikker på om rutinene i din virksomhet er gode nok, kan du laste ned vår GDPR-sjekkliste nedenfor og ta vår sikkerhetstest. Vi har laget en video, som viser hvordan vår makuleringsprosess foregår. 

I situasjoner hvor du håndterer flere papirdokumenter enn vanlig, er risikoen stor for at sensitive dokumenter kommer på avveie. I disse dager arbeider mange med årsoppgjøret. Kanskje er du blant dem som da føler at det flyter flere dokumenter rundt deg enn normalt – særlig etter at  oppgjøret er vel i havn. I ryddejobben som da må gjøres, vil sikker makulering være en måte å unngå uheldig informasjonslekkasje på.

Den perioden vi er inne i nå, er for mange ekstra travel på grunn av årsoppgjøret. Likevel kan det ved starten av dette arbeidet være lurt å se på rutiner for sikker makulering - både av dokumenter som produseres underveis i arbeidet og av de regnskapsbilagene som nå etter 5 års lagring, kan kastes. Da unngår man at sensitive dokumenter kommer på avveie.

Hvis du vil redusere risikoen for at sensitiv informasjon skal komme på avveie, kan det være lurt å se nærmere på rutinene på møterommene – både i egne lokaler og i forbindelse med eksterne møter og seminarer. Her kan gjenglemte dokumenter fort komme på avveie.