Har du hørt om «VG-testen»? Den består i å svare på hva det vil føre til hvis en hendelse i virksomheten du har ansvaret for, kommer på forsiden av VG. Konsekvensene kan bli ubehagelige hvis hendelsen er negativ. Eksempelvis kan det skje hvis sensitive data kommer på avveie på grunn av brudd på informasjonssikkerheten. Hvis du vil unngå det, må jeg spørre:  - Har du fortsatt papirkurven ved skrivebordet ditt? Havner dokumenter der, kan veien være kort til uheldige medieoppslag.

Du vil kanskje hevde at sjansen for at det skal skje, er liten. Dere har regler som sier at dokumenter med sensitiv informasjon ikke skal kastes i papirkurven. Hvis glipp skjer ved skrivebordet, låses dessuten søppelsekkene med papiravfallet inn i et lukket rom før de går til  fyllinga eller til gjenvinning. 

Bøter og omdømmetap

Å ha regler for informasjonssikkerhet er bra og nødvendig, men kan du være helt sikker på at de følges av alle? Sjekker dere jevnlig at de etterleves? Jeg har selv sett ved besøk i bedrifter at regnskapstall, kundelister og andre sensitive data er kastet i papirkurven. Kommer en kunde innom og ser det, svekker det tilliten til dere og omdømmet deres. Det kan bli dyrt. Er det personopplysninger i dokumentene og de kommer på avveie, så være klar over at bøtenivået for personvernbrudd har økt dramatisk i den nye personopplysningsloven hvor EUs personvernforordning (GDPR) er innlemmet.

Å plassere søppelsekkene i låste rom er ikke tilstrekkelig garanti for at dokumenter ikke kommer på avveie og for å unngå medieoppslag.  Det finnes dessverre eksempler på det. Hvis  dokumentene rives i stykker, gir heller ikke det trygghet. Bitene kan settes sammen.

Sikker makulering

Bøter og omdømmetap kan unngås ved å ha en ordning med sikker makulering. NG Secure kan tilby en slik løsning. Vi kan plassere ut plomberte beholdere hos dere, med slisser som gjør det raskt og enkelt å kaste dokumentene oppi. Beholderne hentes av sikkerhetsklarert personell, som i låste bilder transporterer beholderne til et lukket makuleringsanlegg med kameraovervåkning. Dokumentene kvernes i små biter og blandes med andre kvernede dokumenter, slik at innholdet ikke kan gjenskapes.  

Hvis du vil unngå medieoppslag er rådet mitt at du kvitter deg med papirkurven og satser på sikker makulering. Og husk: Det sikreste er å makulere alt!

Er du usikker på om makuleringsrutinene deres er gode nok, kan du ta sikkerhetstesten vår. 

Nedenfor finner du også lenke til en gratis sjekkliste for GDPR, som kan brukes til en ekstra rutinesjekk.