Med nytt høyt bøtenivå etter at EUs personvernforordning (GDPR) ble en del av personopplysningsloven, er det viktig å hindre at personopplysninger kommer på avveie. Derfor  kan det være lurt å gå gjennom de rutinene dere har for sletting av sensitive dokumenter og spørre dere selv om de er effektive og sikre nok. Vær klar over at effektiv og sikker makulering dreier seg om mer enn å velge makuleringsmaskin.

Bøtene for brudd på personvernet for eksempel ved at personopplysninger kommer på avveie, kan i verste fall bli på flere hundre millioner kroner. I tillegg kommer omdømmetap, som også kan bli dyrt. Det samme kan skje hvis annen sensitiv informasjon kommer i hendene på uvedkommende.

Informasjonssikkerhet

Effektiv makulering betyr også at den må være sikker. Jeg bruker ofte å understreke at sikker makulering må være en del av en god kultur for informasjonssikkerhet i alle ledd i virksomheten. Har man ikke et sikkerhetssystem for innsamling og behandling av personopplysninger og sensitive data, er sjansen større for at det glipper når data skal slettes.

Dette understrekes av Norsk senter for informasjonssikring (NorSIS) som har en kampanje for informasjonssikkerhet hvert år og av Næringslivets sikkerhetsråd, som står bak mørketallsundersøkelsen. Undersøkelsen viser at bedrifter med systemer utsettes for færre tilfeldige sikkerhetshendelser enn andre.

Makulering

Sikker makulering av papirdokumenter, betyr at innholdet i dem må slettes slik at det ikke kan gjenskapes. Hvordan det skal skje avhenger først og fremst av hvor store dokumentmengder dere har. Er det snakk om små mengder, kan en makuleringsmaskin være løsningen. Men vær klar over at det også kan være en ressurskrevende løsning og en fare for at maskinen blir et sikkerhetshull, for eksempel hvis det blir kø ved den. 

Sikkerhet er også det viktigste å tenke på når dere skal velge ekstern makuleringsløsning.  I tillegg til den informasjonssikkerheten dere må ha i eget hus, er det viktig at leverandøren har sikkerhet i alle ledd av prosessen sin.

Makuleringsbeholder

NG Secure kan tilby en løsning med forseglede makuleringsbeholdere som plasseres ut hos dere. Prosessen vår er slik: 

• Plomberte makuleringsbeholdere plasseres ut hos kundene, hvor de enkelt kan kaste alle dokumenter som skal makuleres. Det sikreste er jo da å kaste alle dokumentene der.
• Beholderne hentes av sikkerhetsgodkjent personell.
• Beholderne transporteres i låste biler til et lukket makuleringsanlegg.
• Ved anlegget kvernes dokumentene til små biter som blandes med andre kvernede dokumenter, og kan ikke gjenskapes.
• De kvernede papirbitene pakkes i bunter og går til gjenvinning.

 Vil du se hvordan prosessen hos oss foregår, kan du laste ned denne videoen.