Har du investert i en makuleringsmaskin, er det sikkert et ledd i arbeidet med informasjonssikkerheten i virksomheten din. Men har du tenkt på at maskinen av ulike årsaker også kan bli en sikkerhetsrisiko? Det kan nemlig hende, og sensitiv informasjon kan komme på avveie til tross for investeringen.

Har virksomheten få dokumenter som må eller bør destrueres, er maskinen plassert på et isolert lukket rom som hindrer at støy og støv spres til andre deler av kontorlandskapet og er rutinene for tømming og reparasjon gode, kan det gå greit med en makuleringsmaskin. Men for mange kan virkeligheten bli en annen og dokumenter havner i søpla eller blir liggende tilgjengelig for ansatte og besøkende.

Med EUs personvernforordning (GDPR) kan makuleringsglipper bli dyre. Bøtenivået for brudd på personvernbestemmelsen for eksempel på grunn av dokumenter på avveie, blir vesentlig høyere.

Som en forberedelse til at personopplysningsloven blir tilpasset kravene i GDPR, kan det derfor være lurt å ta en sjekk av opplegget med makuleringsmaskinen. Det er noen typiske tegn du da kan se etter, som kan bety at du bør vurdere andre løsninger.

• Det er kø ved makuleringsmaskinen
• Maskinen er fullstappet og den som brukte den før deg gadd ikke tømme den
• Maskinen er ute av drift og du må vente på reparasjon eller reparasjon er ikke bestilt
• Det brukes for mye tid på makulering, som kan være unødvendig ressursbruk
• Det klages på støy og støv fra maskinen 

Det kan føre til flere uheldige situasjoner. Blir ventetida for ofte lang fordi ting ikke fungerer, blir folk lett irriterte. De legger da fra seg dokumentene ved siden av maskinen eller ved arbeidsplassen sin synlig for flere og glemmer dem mens de venter på tur.

Skjer slike situasjoner ofte, kan det føre til at de ikke blir like nøye med å makulere. I stedet river de dokumenter i noen biter og kaster i søpla eller til og med kaster hele dokumenter. Etter hvert kan behandlingen av personopplysninger eller andre sensitive dokumenter bli litt for lemfeldig. Da kan de komme på avveie.

Vi har erfart at ansatte kaster dokumenter i søpla, selv om virksomheten har makuleringsmaskin. 

Sikkerhetsopplegg

Det finnes alternative løsninger som reduserer sikkerhetsrisikoen og som betyr mindre kø, mindre irritasjon og bruk av færre ressurser. NG Secure kan tilby et sikkerhetsopplegg hvor dokumenter kan kastes i låsbare beholdere som hentes av våre sikkerhetsklarerte sjåfører. På låste biler bringer de dokumentene til et lukket destruksjonsanlegg, hvor de kvernes til ørsmå biter og sendes til papirgjenvinning. Les mer om hva vi kan tilby på http://www.norskmakulering.no eller se hvordan vårt sikkerhetsopplegg er på denne videoen.

Og husk: Det sikreste er å makulere alt!

GDPR betyr større ansvar og nye plikter. Opprinnelig var det meningen at endringene skulle tre i kraft 25. mai. Nå ser det ut til at det kan bli litt utsatt. Da kan du få bedre tid til en gjennomgang av informasjonssikkerheten og rutinene for internkontroll i hele virksomheten din. Nedenfor finner du en gratis sjekkliste, som kan være til hjelp i det arbeidet. Ta gjerne også vår sikkerhetstest og last ned vår guide for sikker makulering, som du finner på denne siden.