Hva bør du tenke på ved valg av leverandør for makulering?

Virksomheten deres har sikkert vært gjennom en omfattende prosess for å oppfylle kravene i EUs personvernforordning (GDPR). Muligens er et av de siste tiltakene valg av makuleringsleverandør. Sikker makulering er viktig for å hindre at dokumenter med personopplysninger kommer på avveie og dermed for å unngå bøter. Bøtene for brudd på personvernet blir som kjent mye høyere nå.

Som jeg har vært inne på i en tidligere blogg, må det lages gode rutiner internt for å sikre at alt som skal slettes, blir makulert og kravene i GDPR blir oppfylt. Er de rutinene på plass, gjenstår valg av leverandør av makuleringstjenestene. Da er det flere ting å være opptatt av. Det viktigste er at leverandøren kan gi en sikkerhetsgaranti. Det vil si at de kan dokumentere at de har sikkerhet i alle ledd.

For noen kan makuleringsmaskin være en løsning. Da må dere være sikre på at dokumentmengden ikke er for stor. Dere må ha et opplegg som hindrer kø ved maskinen og den må stå slik at dere unngår støy og støvplager. Ventetid på vedlikehold eller reparasjoner må være kort.

Er dere usikre på om en slik løsning er noe for dere, kan en forseglet makuleringsbeholder være alternativet. Da blir det enklere internt i bedriften, fordi dokumentene kan slippes i en slisse i den låste beholderen. Når den er full hentes den av firmaet dere har avtale med, og de setter dit en ny.

Men så er det viktig at dere kan stole på at prosessen etter henting er sikker nok hos det firmaet dere velger. Her er noen momenter dere da bør vurdere:

• Hvordan kan firmaet dokumentere kvaliteten i arbeidet sitt? Er det for eksempel ISO-sertifisert?
• Har de sjåførene som henter beholderne sikkerhetsklarering?
• Hvordan opptrer og framstår sjåførene? Har de uniform og ID-kort som klart viser hvor de kommer fra?
• Hvordan foregår transporten fra arbeidsstedet deres til makuleringsanlegget? Er det låste biler?
• Hvordan foregår kverningen eller destruksjonen av dokumentene? Skjer det på avlåst område som uvedkommende ikke har adgang til?
• Hvor store er papirbitene og hvordan ser de ut når de er kvernet? Kvernes de og blandes sammen med andre dokumenter, som gjør gjenskaping av dokumentene enda vanskeligere?
• Hva skjer med papirbitene etter kverning? Pakkes de i baller og sendes på en sikker måte til fabrikk for papirgjenvinning?

Vil dere ta en ekstra sjekk på egne sikkerhetsrutiner, kan dere ta sikkerhetstesten vår.

Mer om NG Secure finner du på norskmakulering.no.

Så vil jeg ønske alle en riktig god sommer og håper sola skinner over alt dere gjør i sommerferien!