Makuleringsbehovet i de fleste bedrifter varierer, ofte i tråd med sesong og oppgaver. Hvordan og hvor ofte dere bruker makuleringsmaskinen, gir en pekepinn på om den dekker behovet eller om det er manglende kapasitet. Hvis det er trangt, finnes det løsninger som kan effektivisere jobben.
Å finne ut av hvorvidt bedriften har en makuleringsmaskin med stor nok kapasitet er relativt enkelt. Det er som oftest klare tegn som avslører om dere bør gjøre endringer:
- kø ved makuleringsmaskinen
- sensitive dokumenter i papirsøpla
- papirbunker som hoper seg opp på kontoret i påvente av makulering
Det kan selvfølgelig være mange andre grunner til at dokumenter ikke blir makulert, som for eksempel at noen nedprioriterer jobben fordi den er kjedelig. Da bør du gjennomgå bedriftens rutiner og vurdere behovet for en aldri så liten påminnelse til kollegaene dine.
Fastslå kapasitetsbehov
Hvis det viser seg at dere trenger økt kapasitet, bør du få avklart det faktiske behovet. I forbindelse med årsoppgjør kan det være et ekstra press. Kanskje har dere oppdrag som gjør at makuleringsbehovet blir større i perioder? Og gjør gjerne en kartlegging av hvor mye papir dere bruker og som bør makuleres, i løpet av en vanlig arbeidsuke.
Les også: Tar du snarveier med sikkerhetsrisikoen i din virksomhet?
Valg av makuleringsmaskin
Makuleringsløsningen du velger må dekke bedriftens behov også i de travleste periodene. Skal du kjøpe en ny maskin, er det viktig å sjekke at kapasiteten passer deres bruk og at "sluttproduktet" (makulaturet) er så finkuttet at det ikke er fare for rekonstruksjon av dokumenter.
For å unngå hodebry bør du velge en maskin av god kvalitet. Driftsstans er en sikkerhetsrisiko, og reparasjoner kan føre til store merkostnader. Papirstopp og manglende oppsamlingsposer kan fort ødelegge både stemning og inneklima på arbeidsplassen. Sørg derfor for:
- god tilgang på forbruksmateriell i form av oppsamlingsposer
- en servicerutine for vedlikehold av maskinen
- en oversikt over hvem som har ansvaret for tømming
Les også: Bør du velge en sikker makuleringstjeneste eller kjøpe en makuleringsmaskin?
Enkel makuleringsløsning med fleksibel kapasitet
Lander du på et behov for en makuleringsmaskin med høy kapasitet, kan du vurdere å droppe hele maskinen. Et smartere alternativ er å sette bort makuleringen til tredjepart. Da kastes alle sensitive dokumenter i en låsbar beholder. Leverandøren henter beholderen og sørger for sikker makulering.
Vi har lang erfaring i bransjen og vet at strategisk plassering av makuleringsbeholdere er den mest effektive løsningen for sikker makulering. Dette krever ingen investeringer, og kapasiteten kan justeres etter sesong, med flere eller færre beholdere.
I tillegg vil jeg påstå at det også er den absolutt enkleste løsningen og kanskje den som bidrar mest til et bedre arbeidsmiljø, da ingen trenger å bruke tid foran en treg, støyende og støvproduserende maskin.
Dette blogginnlegget ble sist publisert 19. oktober 2016 og er senere oppdatert.
