Har du regnskapsdokumenter som er eldre enn 5 år liggende og opptar arkiv- eller lagerplass? Da kan det være på tide med en liten opprydding. For litt over 7 år siden ble bokføringsloven endret og oppbevaringsplikten for de fleste dokumenter ble redusert fra 10 til 5 år.
De nye bestemmelsene om oppbevaring trådte i kraft 1. januar 2015. Da ble lov om bokføring endret. Loven inneholder bestemmelser om bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger. Den kortere oppbevaringsplikten gjelder først og fremst den såkalte primærdokumentasjonen.
Noen unntak
Enkelte bransjer må fortsatt oppbevare en del materiell i 10 år. Det gjelder blant annet:
- Bygge- og anleggsbransjen - prosjektregnskaper
- Kunde- og leverandørreskontroer for bank og finansforetak, og regnskapsmateriell som hører til
- Oljeindustrien. De må forholde seg til reglene fra tidligere. Norske foretak må oppbevare alle bilag i 15 år, mens utenlandske foretak på norsk sokkel plikter å lagre alt i 10 år
- Kjøpsdokumenter for fast eiendom. Disse dokumentene skal som tidligere oppbevares i 10 år fra utgangen av regnskapsåret
Oppbevaring
Alt regnskapsmateriale skal være mulig å kontrollere så lenge det er aktuelt. Det må også oppbevares på en forsvarlig og sikker måte slik at det ikke kan endres urettmessig, gå tapt eller bli slettet.
Ved elektronisk oppbevaring innebærer dette blant annet at det skal foreligge en sikkerhetskopi av regnskapsmaterialet. Det kan du sørge for gjennom å ta backup, enten til en egen server eller til en minnepenn eller tilsvarende. Sikkerhetskopien må oppbevares atskilt fra originalen og lesbarheten må kontrolleres regelmessig.
Det er ellers viktig å merke seg at Regjeringen har vedtatt at unntaksregler til enhver tid kan fastsettes i forskrifter for enkelte typer regnskapsdokumenter og for enkelte bransjer. Det gjelder derfor å være våken.
Sikker makulering av dokumentene
Det er lurt å rydde jevnlig, slik at verken kontoret eller lagringsplassen på PCen blir full av dokumentasjon du ikke trenger lenger. Har du en fast rutine for rydding? Og hva gjør du når du skal kvitte deg med regnskapspapirer?
- Bruker du egen makuleringsmaskin?
- Benytter du makuleringsbeholder fra profesjonell aktør?
Du kan lese mer om hva du bør tenke på ved makulering av regnskapsbilag i dette blogginnlegget.
Inneholder regnskapsbilagene dine sensitiv informasjon? Du finner ytterligere informasjon om sikkerhetsmakulering av sensitivt materiale på våre nettsider.
