Hva koster sikker makulering av sensitive dokumenter?

Av NG Secure 7. september 2023

Hånd som stabler mynter oppå hverandre med makulert papir langs kanten av bildet.

I en tid preget av økonomisk pessimisme og usikkerhet opplever vi stadig ønsker og krav om kostnadsreduksjoner. Også i vår bransje oppstår det konfrontasjoner med påstander om at sikkerhetsmakulering er dyrt. Vil du forsikre deg om at dokumentene dine håndteres og makuleres på en sikker måte, er det flere faktorer utover pris som spiller inn.

Jeg føler meg alltid veldig komfortabel i møte med påstander om at sikker makulering er dyrt. Endelig kan vi snakke om hva sikkerhetsmakulering egentlig handler om og hvordan det skal utføres på en trygg måte.

Både i privat og offentlig sektor har jeg møtt kunder som har vært utelukkende opptatt av pris, uten tanke på hva arbeidet innebærer og hva som egentlig leveres.

Last ned gratis guide: Sikker makulering i din bedrift

Aldri overlat hemmeligheter til noen bare på grunn av en jakkelogo

En historie jeg ofte forteller, er fra en offentlig etat jeg besøkte for noen år siden. Under besøket fikk jeg øye på en ansatt ved siden av tre makuleringsbeholdere - beholdere som ikke kom fra NG Secure. Jeg presenterte meg for den ansatte og spurte om jeg fikk lov til å stille et par spørsmål.

Her er et utdrag fra samtalen:

Jeg: Hvem henter disse beholderne?
Svar: Det kommer noen karer og henter dem.
Jeg: Vet du hvem de er? Legitimerer de seg?
Svar: Nei, men de har på seg jakker med logo på ryggen.
Jeg: Ok, vet du hvor de frakter beholderne?
Svar: De blir fraktet til makulering.
Jeg: Vet du hvor blir det makulert?
Svar: Det er jeg ikke sikker på.
Jeg: Vet du hvordan det makuleres?
Svar: Nei, men jeg regner jo med at det er i orden.

Jeg ventet et lite øyeblikk før jeg oppsummerte:

Det kommer altså: «noen karer», med logo på jakken og frakter deres sensitive informasjon til et sted du ikke vet hvor er. Du vet heller ikke hva de gjør med dokumentene?

Etter dette hadde vi en hyggelig samtale om temaet og ble enige om at jeg skulle kontakte ham neste dag for å finne en trygg og god løsning. 

Denne historien er ikke unik. Den er representativ for mange private og offentlige virksomheter. Det er lettere å kun bedømme prislappen uten å egentlig forstå hva vi faktisk får igjen for pengene.

Les også: 7 tips til sikrere makuleringsrutiner i bedriften

Prisen på sikkerhetsmakulering handler om mer enn kun å kaste papir

For å forstå hvor mye sikker makulering koster, er det nyttig først å se på hva sikkerhetsmakulering egentlig er og hva som kreves for å levere en tjeneste med god kvalitet. Den første avklaringen vi må tydeliggjøre, er forskjellen på å kaste papir og å avhende sensitiv informasjon.

Sikkerhetsmakulering handler om å forsikre seg om at informasjonen på papiret du kaster aldri blir tilgjengelig for uvedkommende – på noe tidspunkt og under noen omstendigheter.

Prisen på tjenestene varierer ut ifra hvilken løsning du velger og hvor mye sensitiv informasjon du håndterer. For de fleste små og mellomstore bedrifter er det snakk om noen «tiere» per dag.

Les også: Har din bedrift en løsning for sikker makulering?

Jeg tror den mest interessante vinklingen er: 

  • Hva koster det å ikke sørge for sikker makulering av dokumenter?
  • Hva koster det å slurve med dokumentsikkerhet?

Konsekvensene og ubehagelighetene kan bli langt verre enn man tror. Eksempler på slike hendelser dukker opp i media med jevne mellomrom, og er lite hyggelige. Først og fremst for den det går utover, men også for den som eventuelt har slurvet med rutinene.

Prisen du betaler for sikker makulering er ingenting i forhold til det du sparer på at uvedkommende ikke misbruker informasjonen i dokumentene dine. Det er et forebyggende tiltak som opprettholder GDPR, forhindrer større økonomiske tap og sørger for at bedriften unngår svekket omdømme. LAST NED GRATIS GUIDE: Sikker makulering i din bedrift

 

Dette blogginnlegget ble sist publisert 15. september 2022 og er senere oppdatert. 


En blogg fra NG Secure

NG Secure er landets ledende aktør innen makulering. Vi tilbyr sikker makulering av sensitive dokumenter, digitale lagringsmedier, og andre varer og produkter. Hver uke publiserer vi et nytt innlegg her på Makuleringsbloggen.no. Følg oss gjerne!

Last ned gratis guide: Sikker makulering i din bedrift