Virksomheten risikerer alvorlige konsekvenser av å droppe sikker håndtering av sensitive dokumenter. Trygg makulering har sin kostnad, men alternativene kan være dyrere: omdømmetap, brudd på GDPR og reaksjoner fra tilsynsmyndigheter.
For et par år siden hadde en av våre medarbeidere et møte med en ansatt i en offentlig etat. De snakket om hvilken ordning de hadde for sikker håndtering av sensitive dokumenter. Et steinkast unna sto tre beholdere med sensitiv informasjon klare til henting. De tilhørte for øvrig ikke NG Secure.
Her er et utdrag fra samtalen:
Hvem henter disse beholderne?
Svar: Det kommer noen karer og henter dem.
Vet du hvem de er – legitimerer de seg?
Svar: Nei, men de har på seg jakker med logo på ryggen.
Ok, vet du hvor de frakter beholderne?
Svar: De blir fraktet til makulering.
Vet du hvor dokumentene blir makulert?
Svar: Det er jeg ikke sikker på.
Vet du hvordan dokumentene makuleres?
Svar: Nei, men jeg regner jo med at det er i orden.
Det kommer altså «noen karer» med logo på jakken og henter sensitiv informasjon. Den ansatte vet ikke hvor dokumentene ender opp eller hva som faktisk skjer med dem. Denne historien er ikke unik, men dessverre representativ for mange private og offentlige virksomheter.
Samtalen munnet for øvrig ut i en avtale om å se nærmere på en mer trygg og god løsning.
Verdien av sikker makulering
For de fleste bedrifter ligger kostnaden for sikker makulering på nivå med en kaffekopp om dagen.
Det du faktisk får for disse kronene, er:
- dokumentert og sporbar håndtering
- sikker transport av sensitive data
- forsvarlig makulering i henhold til GDPR
- bevis på at du faktisk har gjort jobben riktig
Den virkelige prisen er den du betaler hvis noe går galt:
- En mappe havner på feil sted.
- En tidligere ansatt tipser media.
- En kunde mister tilliten.
- En kontroll fra Datatilsynet avdekker mangler.
Lest denne? Sikker makulering: 5 konkrete krav til leverandøren
Forebyggende sikkerhet
Disse scenarioene er ikke hypotetiske. De stammer fra virkeligheten og viser at konsekvensene stikker dypere enn en budsjettpost.
Det handler ikke om å skape frykt, men om å være i forkant. Løsningene fra NG Secure er utviklet for nettopp dette, slik at du kan sikre bedriften mot unødvendige konsekvenser.
Dette blogginnlegget ble sist publisert 7. september 2023 og er senere oppdatert.
