Smak av sommer, sol og varme. Store deler av landet vårt har de siste ukene fått anledning til å kjenne på varm sommer og godt vær (hvis man ser bort fra Bergen som har hatt sin verste juli på mange år). Værdamer og meterologer har smilt om kapp på skjermen. Opplever du imidlertid at du har blitt rammet av den typisk norske sommeren med regn og kjølige temperaturer akkurat i dag, har jeg et tips til deg. Hva med å ta en ryddedag på jobben? Da slipper du å ergre deg over dagens vær, samtidig som alt vil være klart på kontoret når ferien er slutt for alvor. Kanskje dukker sola opp i morgen igjen. Men før det - glem været og følg dagens tips.
Når den norske sommeren treffer oss, er det heldigvis mange som har muligheten til "flekse" i forhold til ferie og arbeidstid. Vi kan reise en tur på jobben og gjøre det vi ikke rakk før ferien startet. Ofte ligger det forsømte oppgaver som kan løses på en "inneklemt arbeidsdag" med dårlig vær. Bruk dagen til å gå igjennom papirbunker, hyller og skuffer og rydd vekk alle dokumenter du ikke har bruk for lenger.
Først og fremst er det viktig å tenke på hvilke dokumenter som må arkiveres i henhold til regelverk. Det gjelder fremfor alt regnskapspapirer og dokumenter med sensitive personopplysninger. Det kan du lese mer om i blogginnlegget
Hvilke regler gjelder for dokumentsikkerhet? >>
Dernest kan du sortere resten av bunken: Hva kan leveres til gjenvinning og hva bør makuleres? Blader og brosjyrer går først i beholderen, det er ikke noe problem. Dernest følger kanskje fotballtabeller fra bedriftserien eller matoppskrifter fra favorittmatbloggen. Kan det glede en tilfeldig forbipasserende å analysere resultatene fra 4.divisjon bedriftsfotball, eller gi inspirasjon til sommerens grillmiddag, byr du sikkert på det.
Det er ikke disse papirene som utgjør noe problem. Det er når du har kvittet deg med dem, du må begynne å tenke deg om. Resten av papirene kan være av en slik karakter at det kanskje ikke egner seg for papirdunken:
Føler du deg litt uvel ved tanken på at en eller annen skulle finne på å bøye seg ned i din avfallskurv og ta opp noen av disse papirene for å lese, har du lagt dem på feil sted. De skulle vært i makuleringsbeholderen.
Alt du ikke vil ha spredd i aviser og sosiale medier, bør du ha en trygg løsning for. Makulering gjøres hovedsaklig på to måter på kontoret: Enten ved hjelp av en makuleringsmaskin eller makuleringsbeholder. Sistnevnte er en trygg løsning.
Skulle du oppleve at det å bruke makuleringsmaskin krever mer enn én regnværsdag for å rydde opp, anbefaler jeg deg å bytte til en beholder i stedet. (Du får selv vurdere hvor lang tid du synes det er greit å bruke foran maskinen. Jeg vet at noen minutter hadde holdt for meg). Og selv om det tar tid - husk at det er bedre å makulere for mye enn for lite.
Når pulten er ryddet, bør du ta en kikk på PCen også. Gå gjennom filer og dokumenter og slett det du ikke trenger lenger. Like viktig som å sørge for sikker makulering, er det å sørge for sikker lagring av det du vil ta vare på. Kanskje har du en innboks som er lang som et vondt år? Rydd opp i mailene og arkiver i mapper.
Les også: Hva er sikker datasletting? >>
En liten kuriositet på tampen: Visste du at pulten din kan si ganske mye om deg? Les denne artikkelen fra Stavanger Aftenblad og se om du kjenner deg igjen. Saken er riktignok ikke av nyere dato, men vi mennesker forandrer oss ikke like fort som de tekniske duppedittene vi omgir oss med, så jeg vil tro at du vil nikke gjenkjennende til noe av det i dag også.
Forøvrig er det bare å håpe på at solen snart skinner igjen, og at du kan fortsette å nyte en god norsk, varm og fin sommer.
Vel møtt til et ryddig kontor når ferien en dag er over!