En trygg digital hverdag handler like mye om sikker lagring og sletting av sensitiv informasjon på papir som i digitale systemer og skyløsninger. Havner papirdokumenter med sensitive data i hendene på uvedkommende, kan veien være kort til hacking og ID-tyveri.
Skal virksomheten ha reell kontroll på informasjonssikkerheten og etterleve kravene i personopplysningsloven (GDPR), bør både digitale og fysiske informasjonsbærere inngå i samme helhetlige sikkerhetsarbeid.
Til tross for økt digitalisering lagres og behandles det fortsatt store mengder sensitiv informasjon på papir som blant annet:
Når papirdokumenter ligger igjen i arkiver og permer, øker risikoen for at informasjonen havner på avveie. Konsekvensene kan bli alvorlige, enten gjennom direkte misbruk eller ved at informasjonen brukes som inngang til digitale angrep, identitetstyveri eller sosial manipulering.
Les mer: Dokumenter på avveie kan føre til ID-tyveri
I personopplysningsloven, der GDPR er innlemmet, stilles tydelige krav til at opplysninger ikke skal lagres lenger enn nødvendig. Dette kalles retten til sletting.
Virksomheten er pliktig til å slette personopplysninger når:
For at retten til sletting («retten til å bli glemt») skal være reell, må virksomheten også ha kontroll på fysiske dokumenter og sikre at de faktisk fjernes på en forsvarlig måte.
Mange uønskede hendelser skyldes ikke manglende vilje. Ofte handler det om rutiner eller løsninger for sikker lagring og sletting som ikke fungerer i hverdagen.
Eksempler kan være:
Slike situasjoner øker risikoen for at uvedkommende får tilgang til sensitiv informasjon, enten internt eller eksternt. Å unngå disse fallgruvene er viktig for å oppfylle kravene i GDPR. Gjør man ikke det, og dokumenter kommer på avveie, risikerer man bøter.
Gode rutiner for håndtering og sletting av informasjon bør være en naturlig del av virksomhetens internkontroll.
Det handler blant annet om:
Når det er enkelt å gjøre ting riktig, reduseres også risikoen for feil.
Les også: Papirdokumenter og informasjonssikkerhet i større organisasjoner
For papirdokumenter som ikke lenger skal lagres, er fysisk makulering en sikker og anbefalt løsning. Ved makulering kvernes dokumentene slik at innholdet ikke kan rekonstrueres.
NG Secure tilbyr sikre makuleringsløsninger der hele prosessen er kontrollert og dokumentert:
Det gir en tydelig og varig avslutning på dokumentets livsløp. Slike kvalitetssikrede prosesser reduserer risikoen for at sensitiv informasjon misbrukes. Ved å inkludere papirdokumenter i det helhetlige sikkerhetsarbeidet, styrker virksomheten både etterlevelse, internkontroll og tillit.
Dette blogginnlegget ble sist publisert 23. september 2019 og er senere oppdatert.