En vanlig oppfatning er at papir spiller en stadig mindre rolle i en virksomhet. Informasjon er jo digital, systemene er sikre, og tilgang styres gjennom IT-løsninger. Likevel kan papir fortsatt være en relevant årsak til at sensitiv informasjon kommer på avveie.
Spørsmålet er derfor ikke om papir skal makuleres, men hva som må makuleres, når det bør skje, og hvordan virksomheten bør organisere dette på en trygg og effektiv måte.
Book en sikkerhetsprat om sikker håndtering av informasjon og materiell i din virksomhet.
Papir fortsatt en risikofaktor
Selv i digitalt modne virksomheter finnes det store mengder papir:
- kontrakter og avtaler
- personaldokumentasjon
- rapporter, notater og utskrifter
- kunde- og leverandørinformasjon
Mye av dette produseres midlertidig til møter, gjennomganger eller signering. Deretter blir dokumentene liggende i en skuff, på pulten eller i arkivrom.
Det er ofte nettopp her risikoen oppstår. Papir mangler tilgangsstyring, logging og varsling. Når dokumentet først er skrevet ut, er det i praksis ute av systemet.
Må alt papir makuleres?
Nei, men alle dokumenter bør vurderes. Spesielt i større virksomheter er det lite hensiktsmessig å overlate vurderingen til den enkelte ansatte. Det skaper ulik praksis, usikkerhet og i verste fall feil.
I stedet bør virksomheten definere klare retningslinjer for hva som alltid skal makuleres. Typiske eksempler er:
- personopplysninger
- lønns- og HR-relatert informasjon
- økonomiske data
- interne strategier og beslutningsgrunnlag
- kunde- og leverandørinformasjon
Når slike dokumenter ikke lenger har et formål, skal de ut av virksomheten på en sikker måte og ikke i vanlig papiravfall.
Mer å lese: Hva koster det å droppe sikker håndtering av sensitiv informasjon?
Risikoen ligger i hverdagen
De største sikkerhetsbruddene skjer sjelden som følge av avanserte angrep. De skjer i hverdagen:
- dokumenter som legges i feil avfallsdunk
- papirer som blir liggende tilgjengelig i fellesarealer
- arkiv som ryddes uten klare rutiner
- desentraliserte kontorer med ulik praksis
I store organisasjoner forsterkes dette av volum, mange lokasjoner og mange roller. Uten en strukturert løsning er det vanskelig å ha reell kontroll.
Fra individuell vurdering til felles løsning
For større virksomheter handler sikker papirmakulering om system og forutsigbarhet, ikke enkeltstående handlinger.
Det innebærer blant annet felles retningslinjer på tvers av avdelinger, faste rutiner for innsamling av papir og tydelig ansvarsfordeling. Det handler om å etablere løsninger som fungerer i praksis i en travel arbeidshverdag
Når makulering gjøres enkelt og tilgjengelig, reduseres risikoen betraktelig.
Les også: Sikker makulering av dokumenter bidrar til sirkulærøkonomien
Sporbarhet og dokumentasjon
I mange virksomheter er det ikke nok å gjøre det riktig. Man må også kunne dokumentere at det er gjort riktig. Dette er særlig relevant ved revisjoner, internkontroll og etterlevelse av regelverk.
En profesjonell makuleringsløsning gir
- kontroll på hvor dokumentene befinner seg
- trygg transport og håndtering
- dokumentasjon på at informasjon er destruert
- en praksis som innfrir både interne og eksterne krav
Et helhetlig blikk på informasjonssikkerhet
Papir er én del av bildet, digitale lagringsmedier en annen. Fellesnevneren er behovet for kontroll når informasjon ikke lenger skal brukes.
Virksomheter som lykkes godt med informasjonssikkerhet, ser papir, data og materiell i sammenheng og etablerer løsninger som fungerer på tvers av formater og avdelinger.
