Glade elever skal snart forlate både klasserom og skolegård. Sommeren står for døren, og om ikke lenge skal du ta fri også. Forestill deg siste skoledag: Du sitter på arbeidsrommet, lar skuldrene senke seg og kjenner følelsen av ro og sommer - uten stress, rapportskriving og karaktervurderinger.
Bare et hinder gjenstår; du vet at du bør gå gjennom alle papirene som har blitt til flere stabler på pulten din i løpet av skoleåret. Sensitive opplysninger må slettes, og det betyr rydding. I dagens blogginnlegg kan du lese om hvordan du kan gjøre det effektivt.
Det er fristende å utsette ryddearbeidet, og tenke at du kan ta det en regnværsdag. Men hva om det blir en knallsommer, og du glemmer hele greia? Det smarteste er å ta ryddingen med en gang slik at du kan starte opp etter sommeren med en ren og ryddig arbeidsflate, eller i det minste ha en viss oversikt.
Det viktigste er imidlertid – og det vet du jo godt – at alle papirer som inneholder elevopplysninger må slettes eller lagres sikkert. Og det blir noen papirer i løpet av semesteret; i form av prøver, utviklingssamtaler, underveisvurderinger, spes.ped.rapporter og individuelle opplæringsplaner.
Jeg har hørt historier om lærere som sitter og klipper opp dokumenter manuelt med saks, men jeg håper for din skyld at en makuleringssaks ikke er verktøyet du må bruke for å destruere papirer. Det er nemlig ikke en makuleringsmetode jeg anbefaler, den er tidkrevende og resultatet blir heller dårlig.
Er du heldig, har noen i administrasjonen på skolen gjort det veldig enkelt for deg og plassert ut en makuleringsbeholder som er godt tilgjengelig. Jeg tipper at det må være drømmesituasjonen for en sommerklar lærer. Du kan bare samle alle papirer du skal kaste, slippe dem ned gjennom sprekken i den låste beholderen, og gå ut av skolegården du også. I trygg forvissning om at papirene vil bli hentet og slettet på en sikker måte. Det er både effektiv og sikker rydding.
Er du ikke fullt så heldig, må du ta jobben med å få papirene gjennom en makuleringsmaskin. Da er det bare å brette opp ermene, ta med seg en stol, en stor kopp kaffe og kanskje litt musikk til arbeidet, for det kan ta tid. (Sett deg med ryggen til vinduet hvis sola plager deg).
Har du enda mindre flaks, er det kø foran maskinen, eller strimmelsekken må tømmes. I verste fall er det full stopp, og du må komme tilbake en annen gang.
Lærere er en dyr ressurs. Det er relevant å stille spørsmål om lønnsomheten i at lærere skal bruke timer foran en makuleringsmaskin. Timer som kunne vært brukt på elevrelatert arbeide i stedet. En papirbeholder for makulering er muligens en lite omtalt - eller kanskje til og med ukjent del - av inventaret på en skole, men den kan gjøre en stor forskjell i en lærerhverdag. Ikke minst ved semesterslutt.
Så til deg som er lærer: Det er lov å stille krav - også når det gjelder en effektiv måte å slette sensitive elevopplysninger på.
Og til deg som kanskje er rektor eller skoleeier: Hva med å gi lærerne dine en drømmegave (lærere er en takknemlig yrkesgruppe)? En låsbar beholder for sikker makulering som fast inventar på skolen.
For ordens skyld: Ikke la deg friste til å bare rive papirene du har i biter og kaste dem i papircontaineren på utsiden. Det kan fort få uønskede konsekvenser både for personen som er omtalt på papirbitene, for deg som har kastet det, og for skoleeier. Det finnes nok av skrekkeksempler på at elevopplysninger har blitt funnet i containere, og vi trenger ikke flere.
Les også: Finnes det dumpster-divere i papiravfallet ditt? >>
Hvis du er en av dem som lar avspasering og ferie være akkurat det (noe som absolutt kan være fornuftig), bør du også kontrollere innholdet på PCen din ved skoleslutt. Sjekk at du ikke har lagret informasjon fra siste elevsamtale, notater fra en telefonsamtale med foresatte, karaktervurderinger, IOPer, rapporter etc.
Slett informasjonen du ikke trenger lenger, og lagre dokumenter du har behov for på et sikkert område eller lagringsmedium, før du fjerner det fra din maskin. Da trenger du ikke bekymre deg for opplysninger på avveie hvis noen skulle komme på uønsket besøk på skolen i sommerferien, og ta med seg utstyr som for eksempel din PC.
Les også: Hva er sikker datasletting?>>
All bruk av personopplysninger i skoleverket styres av personopplysningsloven og opplæringsloven med forskrifter. Lovverket skiller mellom sensitive og alminnelige personopplysninger. Er du usikker på hva som egentlig hører inn under personopplysninger, og hva som defineres som sensitivt, kan du lese mer om det på UDIRs nettsider med informasjon om personvern for skoler og skoleeiere.
Ta gjerne en titt på personvernskolen.no også. Her finner du utfyllende informasjon om hvordan regler knyttet til personvern skal ivaretas i skoleverket, også når det gjelder IKT.
Ha en fin sommer!