Mange lever med en oppfattelse av at vår egen tid er viktig, den er verdifull og den bør ikke kastes bort. Dette gjelder både arbeidstid og fritid. De fleste av oss er derfor opptatt av at vi skal bruke tiden vår rett og effektivt. I jobbsammenheng blir dette viktig fordi tidsbruken vår er tett knyttet opp til kostnader.
Effektivisering er et kjent uttrykk i arbeidslivet, men det er ikke bare de store omorganiseringene som gir gevinst. Det finnes en rekke små ting som kan hjelpe oss i riktig retning. I dette innlegget vil jeg snakke litt om makuleringsmaskinen. Har du tenkt på at "taksameteret går" mens du står og makulerer dokumenter? Hva er tiden din verdt? Kunne du brukt den bedre?
Vi har vel alle av og til noen arbeidsoppgaver vi skyver foran oss, enten fordi vi overhodet ikke har lyst til å gjøre dem, eller fordi de stadig blir nedprioritert i forhold til andre viktige gjøremål. For mange er makulering av dokumenter en slik oppgave, og det kan kreve litt disiplin å gjennomføre oppgaven regelmessig slik at papirbunker ikke hoper seg opp.
Hva går i søpla når du ikke orker å stå ved makuleringsmaskinen?
Sett opp en liste over hva slags dokumenter som er i omløp i virksomheten. Hva risikerer å bli med i bunkene som kastes under en storopprydding eller før en ferie fordi du eller kollegaene dine ser mellom fingrene på grundigheten for å spare tid? Typiske dokumenter kan være:
- Fakturaer
- Sykemeldinger
- Papirer til og fra NAV
- Lønnslipper
- Internregnskap
- Kundeinformasjon
- Informasjon om ansatte
- Dokumenter fra anbudsrunder
- Sensitive personopplysninger
- Intern bedriftsinformasjon
- Plantegninger
Tenk deretter nøye over hvilke uønskede konsekvenser det vil kunne få dersom disse papirene havner i hendene på en som absolutt ikke bør se dem. Det kan være alt fra konkurrenter, media, kunder eller andre som vil kunne misbruke denne informasjonen på en eller annen måte.
Ikke helt uten risiko
Å kaste papirene i søpla, eller å levere det i esker til papirgjenvinning på en miljøstasjon uten sikker makulering, er en risikofylt affære. Da har du nemlig ikke kontroll over hvor dokumentene havner, hvem som får tilgang til dem, eller hvor lenge de vil eksistere.
Kostnadsbruk
Hva med å få alle medarbeidere til å være observatører for en periode? Hvor mye tid brukes egentlig på makulering? Hvilke arbeidsoppgaver er det da som forskyves? I hvilke tilfeller øker sannsynligheten for at det slurves med rutiner? Hvor store eller små mengder papir er det snakk om? Er det perioder dere har større behov enn andre?
Makuleringsmaskin eller makuleringsbeholder?
Dette spørsmålet har vi vært innom flere ganger på bloggen vår. En maskin kan helt fint gjøre nytten hvis dere produserer små mengder med papirer. Er det snakk om større mengder i det daglige, eller i enkelte perioder, bør du velge en sikker beholder for makulering.
Du kan lese mer om denne vurderingen i blogginnlegget Bør du velge en tjeneste for sikker makulering eller kjøpe en makuleringsmaskin?
Trivsel på arbeidsplassen
Det handler ikke bare om tid og penger. Det er en klar sammenheng mellom motivasjon, effektivitet og prestasjoner på jobb. Hva slags arbeidsoppgaver man har, er av stor betydning for den enkeltes trivsel. Utstyr som gjør arbeidsdagen enklere, kan gjøre en stor forskjell.
Makuleringsmaskinens påvirkning på inneklima og humør
En makuleringsmaskin produserer enorme mengder støv i prosessen med å klippe opp papiret. Dette er støv som sprer seg rundt i lokalene. Det er en ting. I tillegg vet mange av oss hvordan det ser ut når man må bytte fulle poser, eller enda verre - hvis noen har glemt å sette i pose i maskinen. Er rutinene på plass, kan det fungere vel og bra. Opplever du derimot papirstopp eller tekniske problemer, er irritasjon, frustrasjon og lettvinte løsninger ofte nærliggende.
Les også: Bør du velge en sikker makuleringstjeneste eller kjøpe en makuleringsmaskin? >>
Personlig mener jeg at vi ikke burde akseptere å bruke mye tid foran en makuleringsmaskin. Livet er for kort til det.
