Skal du rydde i bedriftens datarom og kvitte deg med PCer og annet datautstyr? Da er det lurt å huske på at den fysiske oppryddingen skal gå hånd i hånd med sletting av data, slik at du unngår brudd på personvernet i prosessen.
Rydding og oppgradering av data- og serverrom innebærer som regel at gammelt datautstyr skal kastes eller gjenvinnes. Det er viktig å ha et bevisst forhold til hvilke enheter som utgjør en risiko hvis de havner i feil hender. Data må slettes slik at informasjon ikke kommer på avveie - og den jobben bør ha høy prioritet.
Unngå lagring av gammelt datautstyr
Ett av de viktigste tiltakene for å ivareta personvernet er å unngå at datarommet blir fast lagringsplass for utdatert utstyr. Begynn derfor med å rydde ut det som ikke er i bruk. Sorter deretter alt som inneholder lagringsenheter og velg en løsning for sikker datasletting (se nedenfor). Kabler og øvrig utstyr kan leveres som EE-avfall.
Metoder for sikker sletting av lagringsenheter
Lagringsmedier kan deles i tre hovedgrupper, og sannsynligvis er alle å finne i ditt datarom:
- DVD/CD-ROM og magneto-optiske plater
- Magnetiske medier (harddisker og taper)
- Brikkebaserte "Flashminner" (USB-/minnepenner, brikker og SSD-disker)
Det finnes mange løsninger for fjerning av innhold på lagringsmedier, men jeg tar for meg de mest hensiktsmessige metodene her:
Degaussing
For magnetiske lagringsmedier er degaussing en god og sikker løsning som innebærer permanent sletting av data. Å degausse en harddisk innebærer å utsette lagringsenheten for et enormt kraftig magnetfelt, slik at all informasjon blir slettet. Magnetfeltet måles i "gauss", og i NG Secure anbefaler vi gjerne at det benyttes utstyr som leverer minst 10.000.
Degaussing er laget for sletting av magnetiske lagringsenheter, men har ingen effekt på en flashdisk eller en minnepenn. Her anbefaler vi derfor fysisk kverning.
Fysisk kverning
Fysisk kverning av lagringsenheter er utvilsomt en trygg og lettfattelig metode for å kvitte seg med lagringsenheter. Det er imidlertid viktig at kverningen foregår på sikre anlegg og at utstyret kvernes til biter som er små nok.
Det finnes mange artikler på nettet som gir anbefalinger om kvalitet på ferdig kvernet materiale, blant annet fra det amerikanske selskapet Securis.
Andre metoder
Min erfaring er at fysisk og endelig sletting av data og lagringsmedier er den sikreste løsningen. Men det finnes selvfølgelig også programmer som kun sletter data, slik at utstyret fremdeles kan brukes. Nasjonal Sikkerhetsmyndighet har utarbeidet en liste over godkjente sletteverktøy.
Les også: Slik håndterer du gammelt datautstyr i henhold til GDPR
Generelle råd for kontroll og orden på data- og serverrom
Et rent og ryddig datarom sparer bedriften for unødvendig ekstraarbeid og frustrasjon. Det samler seg fort mye støv i slike lokaler. Jevnlig rengjøring må til for optimalt vedlikehold.
Fremkommelighet er også viktig. Kast pappesker og emballasje fortløpende. Da slipper dere å rydde vei hver gang noen skal inn for å sjekke noe. Med god orden blir det lettere å kontrollere utstyr, samt sjekke at arbeid og oppsett er gjort i henhold til rutiner og prosedyrer.
Hvis alt utstyret er tydelig merket, er det også lettere å vedlikeholde og eventuelt montere nytt utstyr. Kabler og ledninger bør selvfølgelig stripses og festes. Det gir et ryddig inntrykk, og ikke minst blir det mye raskere å finne riktig kabel når det trengs.
Sjekk brannsikkerheten
I forbindelse med ryddingen kan det også være lurt å sjekke brannsikkerheten. Kontroller at nødvendig utstyr er på plass og at det fungerer som det skal.
"Keep cool"
Romtemperaturen har for så vidt ikke noe med rydding å gjøre, men siden det faktisk er et viktig sikkerhetselement, tar jeg det med. Merker du at det er veldig varmt (og at det ikke bare skyldes at du jobber hardt fysisk), bør du skru ned varmen. Høy temperatur kan ødelegge servere, og konsekvensen av et IT-system som ikke fungerer er neppe vanskelig å se for seg. Kjøling må til.
Hva med gjenbruk og materialgjenvinning?
Det finnes som nevnt løsninger for sletting og overskriving som tar sikte på at harddisker kan gjenbrukes. Jeg mener at det sjelden er hensiktsmessig. IT-utviklingen går så raskt at kvaliteten på en harddisk som skal byttes ut, ofte har liten verdi for en eventuell neste eier. Jeg anser materialgjenvinning som et bedre valg enn gjenbruk på dette området.
Tenk også på følgende: Er det mulig at noen i morgen kan gjenopprette innholdet fra harddisken som er "trygt" slettet i dag? Som sagt, IT-utviklingen går raskt. Jeg vet hva jeg ville valgt. God rydding!
