Et helt sentralt krav i den nye personopplysningsloven hvor EUs personvernforordning (GDPR) inngår, er å lage rutiner som hindrer at personopplysninger kommer på avveie og blir misbrukt. Oppfyller dere ikke dette kravet, kan resultatet bli store bøter. Velger du en makuleringsbeholder når sensitive dokumenter skal slettes, kan bøter unngås. Men da bør den helst være plombert. Åpne beholdere gir lavere sikkerhet og dermed større risiko for brudd på personvernet.
Det er selvsagt noen begrunnelser for å velge åpen beholder. Dere synes nok det er lettere å kaste dokumentene i beholderen – særlig større mengder dokumenter. Lettere å følge med på når den er full, er det kanskje også.
Så har dere sikkert bygd en del sikkerhetsrutiner rundt beholderen, som at den oppbevares på et avlåst rom.
Som daglig leder og den som har ansvaret for at personvernreglene følges, betyr det at du stoler på alle dine ansatte? Kan du det? Dessuten betyr det at du er helt sikker på at rommet hvor beholderen står, alltid er låst slik at besøkende aldri får adgang dit. Kan du være det?
Det kan ha gått bra hittil, og opplegget har virket sikkert. Men problemet oppstår den ene gangen det viser seg at det ikke er sikkert nok. Da kan det koste en del. Derfor vil jeg minne om at det er tryggere med plomberte makuleringsbeholdere. Vi anbefaler det.
Brudd på personvernet
Når jeg er opptatt av personopplysninger i papirdokumenter, er det fordi det i forbindelse med GDPR har vært mest fokus på den digitale utviklingen og faren den innebærer for brudd på personvernet. Bestemmelsene i den nye loven gjelder imidlertid også personopplysninger i papirdokumenter. Undersøkelser viser at en stor del av databruddene kommer fra behandlingen av slike dokumenter.
Mange virksomheter har fortsatt store mengder papirdokumenter med personopplysninger og annen sensitiv informasjon. Årlig makuleres 21.000 tonn papir. Mengden som ikke makuleres er trolig enda større.
Sikkerhetshull
Det papirløse kontoret er derfor langt fra en realitet. Papirdokumenter med personopplysninger og annen sensitiv informasjon produseres daglig i de fleste bedrifter. Det skjer ved bruk av printerknappen på PCen eller ved kopimaskinen. Her er det store sikkerhetshull.
Forhåpentligvis blir slike dokumenter tatt god vare på, men erfaringen har vist at en god del dokumenter kommer på avveie. De blir gjenglemt blant annet ved printeren, ved kopimaskinen eller på møterommene. Eller kanskje noen velger den letteste løsningen og kaster dem i papirkurva. Det er den dårligste personvernløsningen.
Makulering
I noen tilfeller kan det være usikkerhet om hva som bør makuleres. Vil du være helt trygg, bør alt makuleres. Vi kan tilby plomberte makuleringsbeholdere med plass til store mengder dokumenter, som hentes jevnlig, transporteres trygt til et sikkert anlegg hvor dokumentene makuleres på en slik måte at innholdet ikke kan gjenskapes.
Vil du vite mer om konsekvensene av GDPR og nye personvernregler, finner du informasjon i flere blogger på www.makuleringsbloggen.no og på www.norskmakulering.no. Nedenfor finner du også en sjekkliste som kan være til hjelp i arbeidet med rutiner, som skal tilfredsstille kravene i den nye personopplysningsloven og dermed GDPR.
