Du er kanskje som meg og flere andre og bruker tida rundt jul og nyttår til en årlig ryddesjau på kontoret ditt og i resten av virksomheten. Har du tenkt på at en slik storrydding i dokumenter kan innebære en risiko for at sensitiv informasjon kan komme på avveie? En god måte å unngå det på, er å sørge for sikker makulering av alle dokumenter som skal kastes.
Konsekvensene av at sensitive dokumenter kommer på avveie, kan bli store med innføringen av EUs personvernforordning (GDPR) i mai. I alvorlige tilfeller kan det medføre millionbot. Det nye lovverket vil stille krav til internkontroll som skal hindre risiko for at personopplysninger kommer på avveie. Det krever en løpende sikkerhetskontroll.
Har du ikke rutinene for det på plass, kan det være en god idé å ha en storrydding. Da kan du starte det nye året med «blanke ark» og så bruke tida fram til mai til å lage et regelverk som tilfredsstiller de mange nye kravene i GDPR før ny lov trer i kraft. Det plikter du å gjøre.
Til jule- og nyttårsryddingen kan du bestille lukkede beholdere fra NG Secure. Vi bringer og henter dem i lukkede biler med sikkerhetsklarerte sjåfører og foretar makuleringen ved et sikkert anlegg.
Undersøkelser viser dessverre at altfor mange ikke er klar over de nye reglene som kommer i mai. Det kan forklare at for mange behandler sensitiv informasjon på en for lettvint måte. Da kommer ofte dokumenter på avveie. Det har jeg selv erfart ved besøk i flere virksomheter.
28. mai er imidlertid uvitenhet om regelverket ikke en god nok unnskyldning. Da skal alle rutiner være på plass. Vi har utarbeidet en sjekkliste for hva som bør gjøres. Den finner du nedenfor. Jeg håper den kan hjelpe deg i arbeidet med disse rutinene.
Ha en fin jul og godt nyttår og start gjerne nyåret med mindre risiko for sikkerhetsbrudd gjennom en makuleringsavtale med oss!