Den perioden vi er inne i nå, er for mange ekstra travel på grunn av årsoppgjøret. Likevel kan det ved starten av dette arbeidet være lurt å se på rutiner for sikker makulering - både av dokumenter som produseres underveis i arbeidet og av de regnskapsbilagene som nå etter 5 års lagring, kan kastes. Da unngår man at sensitive dokumenter kommer på avveie.

I 2015 ble lov om bokføring endret og oppbevaringsplikten for regnskapsbilag med noen unntak redusert fra 10 til 5 år.  Når årets oppgjør er i havn, vil det derfor være på tide å kvitte seg med bilag eldre enn det. Selv om oppvaringsplikten er utløpt, kan det fortsatt være sensitiv informasjon i bilagene som ikke uvedkommende bør få tilgang til. Derfor bør makuleringen skje på sikrest mulige måte.

Før årsoppgjøret er endelig ferdig, vil det nok i tillegg til bilagene bli utarbeidet foreløpige rapporter og dokumentasjon som ikke omfattes av oppbevaringsplikten. Også en del av dem bør makuleres.

Makueringsbeholdere

Har dere små papirmengder, kan egen makuleringsmaskin gjøre nytten. Men er det litt mer omfattende materiale som skal makuleres, kan alternative løsninger være bedre. Da unngår man kø ved maskinen og med det mindre tidstap og mindre risiko for at dokumenter blir liggende å flyte og kommer på avveie.

Et godt alternativ er da å leie makuleringsbeholdere fra NG Secure for opprydding etter årsoppgjøret eller inngå en avtale om sikkerhetsmakulering.

Er du usikker på om rutinene for makulering i din bedrift er gode nok, kan du jo ta sikkerhetstesten vår og laste ned vår gratis guide til sikker makulering som du finner nedenfor. Siden EUs personvernforordning (GDPR) blir norsk lov fra 25. mai, kan du samtidig sjekke noen av de nye reglene som da vil gjelde her.