Har du hørt om «VG-testen»? Den består i å svare på hva det vil føre til hvis en hendelse i virksomheten du har ansvaret for, kommer på forsiden av VG. Konsekvensene kan bli ubehagelige hvis hendelsen er negativ. Eksempelvis kan det skje hvis sensitive data kommer på avveie på grunn av brudd på informasjonssikkerheten. Hvis du vil unngå det, må jeg spørre:  - Har du fortsatt papirkurven ved skrivebordet ditt? Havner dokumenter der, kan veien være kort til uheldige medieoppslag.

Med nytt høyt bøtenivå etter at EUs personvernforordning (GDPR) ble en del av personopplysningsloven, er det viktig å hindre at personopplysninger kommer på avveie. Derfor  kan det være lurt å gå gjennom de rutinene dere har for sletting av sensitive dokumenter og spørre dere selv om de er effektive og sikre nok. Vær klar over at effektiv og sikker makulering dreier seg om mer enn å velge makuleringsmaskin.

Et av de spørsmålene vi av og til får, er om det kan være nødvendig å makulere dokumenter som inneholder navn og telefonnumre. Da vises det til at det er tilgjengelige opplysninger i telefonkataloger og andre steder. Slik spørsmålet stilles, virker kanskje det opplagte svaret at makulering ikke er nødvendig. Tilsynelatende kan det gjøre liten skade om dokument med telefonnumre kommer på avveie. Problemet oppstår hvis uvedkommende finner flere personopplysninger og kan sette dem sammen. Da får de fort et redskap for eksempel til ID-tyveri. Dessuten tror jeg telefonnumre sjelden er de eneste identifikasjonsopplysningene i et dokument.

Rett til sletting og informasjonssikkerhet er to sentrale begrep i det styrkede personvernet vi har fått ved at EUs personvernforordning (GDPR) nå har blitt en del av norsk lovgivning.  Alle virksomheter forutsettes å ha rutiner som oppfyller de kravene som følger av det. Kravene gjelder også opplysninger i papirdokumenter. Fortsatt behandles en stor mengde av dem i virksomhetene. Sikker sletting av dokumentene kan skje med sikkerhetsmakulering. 

Et helt sentralt krav i den nye personopplysningsloven hvor EUs personvernforordning (GDPR) inngår, er å lage rutiner som hindrer at personopplysninger kommer på avveie og blir misbrukt. Oppfyller dere ikke dette kravet, kan resultatet bli store bøter. Velger du en makuleringsbeholder når sensitive dokumenter skal slettes, kan bøter unngås. Men da bør den helst være plombert. Åpne beholdere gir lavere sikkerhet og dermed større risiko for brudd på personvernet.

De fleste av dere er trolig tilbake på jobb etter det som har vært en vellykket sommerferie. Du er da kanskje en av dem som starter med den oppryddingen på kontoret som du ikke rakk før ferien. Da kan det være greit å huske på at GDPR-hverdagen er her. 20. juli ble personvernet styrket ved at EUs personvernforordning (GDPR) ble en del av norsk personvernlovgivning. Tenk derfor personvern når du rydder i dokumentene dine!

Virksomheten deres har sikkert vært gjennom en omfattende prosess for å oppfylle kravene i EUs personvernforordning (GDPR). Muligens er et av de siste tiltakene valg av makuleringsleverandør. Sikker makulering er viktig for å hindre at dokumenter med personopplysninger kommer på avveie og dermed for å unngå bøter. Bøtene for brudd på personvernet blir som kjent mye høyere nå.

Personvernet styrkes når EUs personvernforordning (GDPR) blir norsk lov 1. juli. Virksomheter, som skoleverket, får større ansvar og flere plikter. Brudd på regelverket kan gi millionbøter. Det kan derfor være lurt å være ekstra påpasselige når dere nå etter eksamen og før skoleferien rydder i dokumentene. Strengere krav til sletting er en del av den nye personopplysningsloven.  Sensitive data om elever bør da ikke havne i søpla.

25. mai var den store GDPR-dagen i Europa. Da ble EUs personvernforordning (GDPR) rullet ut i alle medlemslandene. Du merket det sikkert i innboksen på e-posten eller nettsteder og apper du besøkte. Personvernerklæringer dukket opp nesten over alt. Mediedekningen av konsekvensene av GDPR var til dels omfattende. I Norge er innlemmingen av GDPR i personopplysningsloven utsatt til 1. juli. Er du klar for det?

Vi får noen ganger spørsmål fra firmaer om det kan være nødvendig å legge så mye penger i en makuleringsordning. Svaret på det avhenger selvsagt av hvor mange dokumenter som håndteres i firmaet og hvilken sikkerhet man ønsker for at sensitive data ikke skal komme på avveie. Med det bøtenivået som blir, når EUs personvernforordning (GDPR) om kort tid blir norsk lov, er det fristende å snu litt på spørsmålsstillingen. Har du råd til å la være å investere i sikker makulering?