Nylig opplevde et firma i Vestfold å havne på første side i lokalavisa si. Det var en lite hyggelig opplevelse, for grunnen var at dokumenter med sensitive data fra firmaet ble funnet i en snøfonn. Eierne av firmaet var overrasket over at det kunne skje. Erfaring viser at mange som har opplevd det samme, også er overrasket. Kunne dette skjedd i ditt firma, eller har du et opplegg for sikker makulering?

Er informasjonssikkerheten for dårlig i bedriften din, er sjansen stor for at sensitiv informasjon kommer på avveie. Med nye personvernregler som følge av at EUs personvernforordning (GDPR) snart blir norsk lov, kan det føre til både millionbot og omdømmetap. Har du tenkt på at den sikreste måten å unngå det på, er å makulere alt?  

Har du investert i en makuleringsmaskin, er det sikkert et ledd i arbeidet med informasjonssikkerheten i virksomheten din. Men har du tenkt på at maskinen av ulike årsaker også kan bli en sikkerhetsrisiko? Det kan nemlig hende, og sensitiv informasjon kan komme på avveie til tross for investeringen.

Sikker makulering er en prosess som gir trygghet for at dokumenter med personopplysninger eller annen sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. I den prosessen må det være gode rutiner internt i virksomheten når opplysningene registreres, lagres og behandles, og det må være sikkerhet i alle ledd når dokumentene skal makuleres.

EUs personvernforordning (GDPR)som blir norsk lov 25. mai, stiller strengere krav og pålegger virksomhetene flere plikter i hele denne prosessen. NG Secure leverer tjenester som kan sikre at kravene oppfylles og pliktene utføres. 

Hva består denne prosessen av? Ja, blant annet internkontroll, informasjonssikkerhet, informasjonsplikt, personvernerklæring og sikker sletting. Er du usikker på om rutinene i din virksomhet er gode nok, kan du laste ned vår GDPR-sjekkliste nedenfor og ta vår sikkerhetstest. Vi har laget en video, som viser hvordan vår makuleringsprosess foregår. 

Når EUs personvernforordning (GDPR) blir norsk lov i mai, kan dårlige rutiner for makulering gi millionbøter. Det kan komme til å svi. Har du ikke et godt nok opplegg for sikkerhetsmakulering, kan det dessuten påføre virksomheten skader på andre måter.

I situasjoner hvor du håndterer flere papirdokumenter enn vanlig, er risikoen stor for at sensitive dokumenter kommer på avveie. I disse dager arbeider mange med årsoppgjøret. Kanskje er du blant dem som da føler at det flyter flere dokumenter rundt deg enn normalt – særlig etter at  oppgjøret er vel i havn. I ryddejobben som da må gjøres, vil sikker makulering være en måte å unngå uheldig informasjonslekkasje på.

Den perioden vi er inne i nå, er for mange ekstra travel på grunn av årsoppgjøret. Likevel kan det ved starten av dette arbeidet være lurt å se på rutiner for sikker makulering - både av dokumenter som produseres underveis i arbeidet og av de regnskapsbilagene som nå etter 5 års lagring, kan kastes. Da unngår man at sensitive dokumenter kommer på avveie.

EUs personvernforordning (GDPR) innføres ganske snart i Norge. Da styrkes personvernet med flere krav til hvordan personopplysninger skal samles inn, behandles og slettes. Brudd på reglene kan føre til millionbot. Er du usikker på om bedriften din oppfyller GDPR-kravene? Da kan det være lurt å ta en siste gjennomgang av egne rutiner og tiltak. Et tiltak som ganske raskt kan gjennomføres, er å få på plass en ordning for sikker makulering. Det er en viktig del av informasjonssikkerheten.

GDPR-året har startet. Det betyr økt fokus på personvern. Bedrifter, organisasjoner og offentlig virksomheter må ha et regelverk på plass som skal hindre sensitiv informasjon på avveie. For dårlig informasjonssikkerhet kan gi millionbot.

Du er kanskje som meg og flere andre og bruker tida rundt jul og nyttår til en årlig ryddesjau på kontoret ditt og i resten av virksomheten. Har du tenkt på at en slik storrydding i dokumenter kan innebære en risiko for at sensitiv informasjon kan komme på avveie? En god måte å unngå det på, er å sørge for sikker makulering av alle dokumenter som skal kastes.