Virksomheten risikerer alvorlige konsekvenser av å droppe sikker håndtering av sensitive dokumenter. Trygg makulering har sin kostnad, men alternativene kan være dyrere: omdømmetap, brudd på GDPR og reaksjoner fra tilsynsmyndigheter.

Informasjonssikkerhetskultur er ikke bare rutiner og systemer. Det handler om vaner og hvordan folk faktisk jobber i praksis – i hverdagen, mellom møter, ved printere og etter arbeidstid. Har virksomheten en sikkerhetskultur som hindrer at sensitiv informasjon kommer på avveie?

Spørsmålet om hvilke data det er nødvendig å slette, er like relevant nå som det var ved innføringen av EUs personvernforordning (GDPR). Bedriften er lovpålagt å slette personopplysninger, mens annen informasjon er lurt å slette av økonomiske eller sikkerhetsmessige grunner.

Når klær feilproduseres, ikke kan selges eller av andre grunner må tas av markedet, kan det være fristende å kvitte seg med dem raskt. Å dumpe kasserte tekstiler i containeren kan imidlertid medføre brudd på GDPR, miljøskade og negativ medieomtale – alt med store konsekvenser for bedriftens omdømme.

Store virksomheter genererer store mengder sensitive data. Mesteparten av denne informasjonen lagres på harddisker, servere og mobiltelefoner. Har virksomheten kontroll på om dataene blir slettet på en forsvarlig måte, når utstyret skal kastes eller arkivene tømmes?

Brudd på GDPR, datalekkasjer og svekket omdømme kan fort ha sitt utspring i returpapiret. Årsaken er at bedriftsledere vet lite om hva som skjer med informasjonen i papirdokumenter etter at de kastes. Sikkerhetsrisikoen er reell, og konsekvensene kan bli store – både økonomisk og juridisk. Det finnes heldigvis en enkel, trygg og miljøvennlig løsning.

Mange større virksomheter har fremdeles mangler i sine makuleringsrutiner. Sensitiv informasjon på avveie kan medføre store kostnader. Her er ti tips for å unngå uønskede situasjoner.

Manglende eller utilstrekkelige rutiner for sikker makulering bidrar til at sensitive data kommer på avveie. Det gjelder overraskende mange virksomheter – inkludert større bedrifter. For å unngå GDPR-bøter og økonomisk tap, er det sikreste å ha et system for makulering av alle papirdokumenter.

I større virksomheter bør rutinene for informasjonssikkerhet oppdateres og drilles med jevne mellomrom. Bare på den måten kan du etablere en trygg sikkerhetskultur som bidrar til at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie.

Mange ledere antar at sensitive data forsvinner trygt når de overlates til en ekstern leverandør. Men har du kontroll på at informasjonen destrueres på en måte som eliminerer risikoen for lekkasjer? Valg av en pålitelig makuleringspartner bør være et av tiltakene bedriften gjør for å sikre at GDPR-kravene overholdes – særlig i større bedrifter.