Er du en av dem som har bunker med papirer liggende på skrivebordet til enhver tid? Og som feier det meste raskt ned i papirkurven når du rydder? Da synes jeg du skal ta deg tid til å lese dagens blogginnlegg - hva slags dokumenter har du egentlig liggende?
Hva står det på det arket der?
Ta en kikk rundt deg - hva slags papirer og dokumenter ligger på ditt skrivebord akkurat nå? (Eller vanligvis, hvis du akkurat har ryddet). Er det en sykemelding fra en ansatt som stikker fram under brosjyren? Er det forrige kvartalsrapport som ligger i bunnen av papirbunken? Et tilbud fra en leverandør? Og det sammenbrettede arket der - du har visst fortsatt notatene fra den siste medarbeidersamtalen liggende..
Kunne det vært en beskrivelse av ditt skrivebord?
Sving bortom printeren med det samme og sjekk der også. Ligger det utskrifter her som ikke bør være tilgjengelig for hvem som helst? Har du kontroll på hvor alt havner?
Hvis du tar du en slik gjennomgang vil du sannsynligvis oppdage at en stor andel av papirene er av en slik art at du ikke ønsker at uvedkommende skal få tilgang til dem - hverken internt eller eksternt.
Har du kontroll på situasjoner som kan utløse informasjon på avveie?
Mye av den dokumentasjonen vi jobber med til daglig, har vi lagret elektronisk. Men veien via printknappen til dokument er veldig kort. Vi printer gjerne ut det som er viktig for oss - kanskje fordi det skal korrekturleses, sendes i brevform, underskrives, eller fordi du liker best å lese på ark.
Hva skjer med alle kopier og utskrifter som skal kastes? Makuleres alt som det burde eller havner noe av og til i papiravfallet? Jeg håper du har rutiner på det.
Bør alt makuleres?
JA - De aller fleste dokumenter som printes ut inneholder informasjon som ikke bør komme på avveie.
Hvis du makulerer kan du være sikker på at ikke noe havner feil. Og det trenger ikke ta tid. Det koster deg kanskje et par skritt opp fra kontorstolen, men det har du sannsynligvis godt av uansett. (Jeg har lest et sted at en liten strekk hvert 20. minutt er bra for både helse og konsentrasjon).
En forutsetning for at det skal gå raskt, er at du har en makuleringsbeholder. Da kan du nemlig bare slippe papirene ned i åpningen på den låste beholderen, gå de få skrittene tilbake til stolen din, og fortsette arbeidet der du slapp. Kjapt og greit.
Les også: Slik fungerer sikkerhetsmakulering >>
Makuleringsbeholder i sikte!
I løpet av mine år hos NG Secure har jeg besøkt mange bedrifter. Rutiner knyttet til dokumentoppbevaring og sletting av sensitive opplysninger er svært varierende. Veldig ofte er det slik at ansatte må gå et stykke (og da snakker vi mer enn et par skritt), for å komme til en makuleringsmaskin - eller en godt skjult beholder.
Mitt beste råd for å bedre kundens rutiner når sensitiv informasjon skal destrueres, er å plassere ut makuleringsbeholdere i umiddelbar nærhet av flest mulig brukere. Beholderne bør stå slik at de er synlige for alle. Da blir de nemlig brukt, og det er vesentlig når alt skal makuleres.
