Sikkerhetsmakulering er et begrep som du kanskje ikke tenker noe særlig over i hverdagen. Jeg vil likevel prøve å fortelle litt om hva det handler om og hvordan det foregår. Det kan nemlig være nyttig å ha et litt mer bevisst forhold til det. Den dagen uhellet er ute, kan konsekvensene bli dramatiske hvis du har glemt å tenke på sikker makulering.
Hva er sikkerhetsmakulering, og hvordan fungerer det?
I hverdagen er vi i kontakt med store mengder informasjon. Noe av informasjonen anser vi for å være sensitiv, mens en del annet tenker vi at "ikke er så hemmelig". På bakgrunn av dette sorterer vi papirbunker, der noe skal makuleres og annet skal leveres til papirgjenvinning. Men hva skjer egentlig med papirene? Hva skjer med informasjonen?
Papir som leveres til gjenvinning har du ingen kontroll på. Det kan havne hvor som helst og hvem som helst kan få tak i det, enten fordi de leter eller fordi de tilfeldigvis kommer over det.
Sikkerhetsmakulering - eller sikker makulering - innebærer at du kan være helt trygg på at informasjonen du vil kvitte deg med, blir borte for alltid. Ingen får innsyn i papirene dine. (Det forutsetter selvsagt at det utføres riktig). For å kunne garantere dette må leverandøren ha full kontroll i alle ledd.
Kort oppsummert innebærer det:
Du putter alle sensitive dokumenter i en låst beholder på ditt kontor. Når beholderen er full, blir den hentet av en sikkerhetsklarert sjåfør med synlig id-bevis. Sjåføren frakter beholderen i en låst bil til et lukket og overvåket makuleringsanlegg. Der blir papirene kuttet i små biter, og blandet i et så stort volum at du i praksis ikke kan finne to biter som hører sammen.
Hva kjennetegner en sikker leverandør?
I tillegg til ovennevnte, må leverandøren kunne dokumentere gode rutiner for å sikre at alle oppdrag utføres på en sikker måte, slik at uvedkommende aldri har mulighet til å få tilgang til materialet.
Når kan sikker makulering være aktuelt for deg?
Sikker makulering burde være en selvfølge for de aller fleste. Det er uklokt å ikke sørge for at informasjon tilintetgjøres når vi kvitter oss med papirer.
De som tar dette på alvor erfarer at det er en ganske stor andel av papirene som bør legges i makuleringsbeholderen. Jeg vil tro at du også vil innse dette hvis du tenker gjennom hva slags dokumenter som produseres i din bedrift. Ingen av oss ønsker å miste kontroll på egne utskrifter og notater, og nettopp derfor må de makuleres.
Hvordan fungerer en avtale om sikkerhetsmakulering?
En avtale om sikkerhetsmakulering kan utføres på forskjellige måter.
Du kan bestille en beholder for å rydde i dine egne private papirer. Da bestiller du en beholder som blir levert på døren, og som hentes igjen når du er ferdig med ryddingen.
Kanskje trenger du en eller flere beholdere i forbindelse med et flytteprosjekt. Da bestiller du bare beholdere som blir hentet når jobben er gjort.
For bedrifter og organisasjoner som har løpende behov for tilgjengelige beholdere, gjøres det avtaler om dette. Da kan du enten ha beholderbytte på faste intervaller, eller du kan ringe leverandøren når beholderen begynner å bli full.
En profesjonell makuleringsleverandør kan alltid tilby en løsning som passer til ditt behov, enten du skal rydde på loftet eller du har et stort arkiv som skal makuleres. Det viktige er at du som kunde skal være sikker på at "alt er borte for alltid".
Sørg for gode rutiner
Det er viktig for virksomheten at det utarbeides rutiner som omhandler hvilke dokumenter som skal destrueres, til hvilken tid og på hvilken måte. Løsningen må være så lettvint, trygg og effektiv, at det er praktisk og tidsbesparende å benytte den.
Les også: 7 tips til bedre makuleringsrutiner i din bedrift >>
Alle dokumenter bør makuleres så fort de ikke lenger skal brukes. Mange av oss tar en «ryddesjau» før ferien eller ved nyttår. Makulerer du fortløpende, reduserer du risikoen for at informasjon kommer på avveie, og du slipper den «berømte sjauen» før du tar ferie - eller når du er tilbake på kontoret igjen.
