Se for deg at klokken er fem på fire en fin og solfylt ettermiddag. Du slutter på jobb om fem minutter, og da venter en lang og behagelig ferie. Du har dårlig tid og tre store esker med papirer som du må bli kvitt før du kan forlate kontoret. Hva gjør du?
Noen ser på makulering av papirer som et nødvendig onde. Men kanskje du er av typen som generelt har en bevisst holdning til viktigheten av å makulere papirer som ikke bør komme på avveie. Du pleier å makulere det meste fremfor å kaste det i søppelbøtten. Men nå skal du altså hjem og pakke kofferten for tidenes ferie etter noen travle måneder hvor det har hopet seg opp på jobb. De store eskene med papirer som du må bli kvitt først, krever en kjapp avgjørelse:
A) Du stiller deg i kø foran makuleringsmaskinen, der det fortsatt står to andre som venter på å makulere sine esker med papirer. Du skjønner at det vil ta sin tid, men pliktoppfyllende som du er, venter du på tur og utsetter hjemreisen.
B) Du kaster dem i containeren utenfor, før du reiser blid og fornøyd hjem til sol og sommerferie.Du satser på at ingen merker noe.
Er makuleringsmaskinen en flaskehals?
Uansett hva du ville ha gjort i situasjonen over, er det ikke til å stikke under en stol at bruk av makuleringsmaskin kan ta irriterende lang tid. Det er derfor ingen grunn til å bli flau dersom du må innrømme at du ville gått for alternativ B. Overraskende mange velger den løsningen en gang i blant. Det kan imidlertid være grunn til å tenke over hva som kan bli konsekvensene dersom en eller flere ansatte gjør nettopp dette, og hva som kan gjøres for å sikre at ingen føler behov for å ta slike risikofylte hurtigløsninger i fremtiden.
Hvem trenger en makuleringsmaskin?
Virksomheter som har få dokumenter som skal makuleres i hverdagen, vil kunne ha nytte av en makuleringsmaskin på kontoret. Men selv i bedrifter som klarer seg greit med en slik maskin til daglig, kan det oppstå situasjoner der store mengder papirer skal makuleres raskt. Dette kan for eksempel være ved opprydding i arkivene, sesongskifter og før ferie, for å nevne noen.
Gjør deg ikke avhengig av makuleringsmaskinen
Makuleringsmaskinen på kontoret har sin misjon, og den kan fungere bra dersom alle passer på å makulere dokumenter med jevne mellomrom. Problemene oppstår imidlertid når mengdene øker og det blir køer som i scenariet over. Det finnes i tillegg et annet risikomoment: Den dagen makuleringsmaskinen av en eller annen grunn ikke fungerer, vil papirbunkene med usikret informasjon begynne å hope seg opp.
Sørg derfor for at alle ansatte har en makuleringsrutine og en plan som inkluderer hva som skal gjøres med dokumenter dersom makuleringsmaskinen plutselig skulle stoppe. Det kan eksempelvis være:
- Bruk av makuleringsbeholder
- Manuell istykkerklipping
- Midlertidig innlåsing av dokumenter
Storopprydding på kontoret = Sikkerhetsrisiko
Det varierer hvor mye papirer som er i omløp i ulike virksomheter. Mens noen forsøker å gjennomføre mer eller mindre fullstendig overgang til digitalisering av all informasjon, er det andre som nærmest drukner papirer og utskrifter. Uansett trenger vi gode makuleringsrutiner for hva som skal gjøres med dokumentene. Er rutinene sikre nok med tanke på beskyttelse av sensitiv informasjon ved avhending?
All vår erfaring viser at tilgjengeligheten og kapasiteten på makuleringsløsningen avgjør i hvilken grad papir og informasjon blir destruert på en sikker og betryggende måte. Jo mer tungvinte og tidkrevende makuleringsrutinene er, jo flere vil fristes til å ta snarveier i en travel hverdag. For ikke å snakke om på en varm sommerdag før ferien.
Det er i nettopp ved dårlig tilrettelegging at ansatte begynner å kvitte seg med papir på andre måter. Grensene for hva som kan kastes i bunken for vanlig papiravfall tøyes dersom makuleringsprosessen blir for tidkrevende, noe den fort kan bli ved en storopprydding.
Les våre 7 tips til bedre rutiner for makulering av dokumenter >>
Kan vi overlate makuleringsjobben til rengjøringspersonalet?
Dersom viktige nøkkelpersoner i virksomheten blir stående og bruke tid foran makuleringsmaskinen vil dette være lite gunstig bruk av ressurser. Bunken med papirer bør heller ikke overlates til rengjøringspersonell, da disse sannsynligvis ikke vil ha samme forståelse av sikkerhet som medarbeidere i administrasjonen gjerne har. Det kan føre til mangel på kontroll på hvor materialet egentlig havner.
Så - hva kan du gjøre for å løse dette problemet? Løsningen ved behov for rask makulering av mye papirer er:
Trygg beholder for papiravfall
Det finnes en enkel, sikker og svært effektiv måte som tilfredsstiller kravet om hurtig og sikker makulering av større mengder papirer på kort tid: Makuleringsbeholdere. Plassering av en plombert papirbeholder på strategiske steder i lokalet vil senke terskelen for makulering betraktelig.
Makuleringsløsningen må være så lettvint, trygg og effektiv at de ansatte selv innser at de sparer tid ved å benytte den. En sikker makuleringsbeholder bør være:
- Låst/plombert
- Plassert nær brukerne
- Evt. overvåket
- Evt. plassert i skap
Dersom de ansatte har beholderne i umiddelbar nærhet behøver de bare å kaste bunken med papir rett ned i sprekken på beholderen, de vil kunne utføre enkel og hurtig makulering. Beholderne må være låste og plomberte slik at eventuelt tyveri forhindres. I tillegg bør dere ha et bevisst forhold til hvor beholderen er plassert: Hvem har tilgang til dem? Beholdere kan også plasseres i tilpassede skap med bunn. Da kan ingen uvedkommende få dem med seg.
Det finnes et tredje alternativ
Har dere mye papir, eller skal foreta en større opprydding, anbefaler jeg deg å sørge for at virksomheten din kan gi deg muligheten til å velge et tredje alternativ, nemlig C) : Bestill en trygg beholder for papiravfall - i god tid - som tas hånd om av klarert personell etter sikre prosedyrer.
Profesjonell leveranse av slike tjenester er en rimelig og fullgod løsning som sikrer at hverken du eller andre ansatte vil vurdere å kaste hele esker med papir rett i containeren før dere tar sommerferie.
Ha en fin sommer når du kommer så langt!
