Personvernet styrkes når EUs personvernforordning (GDPR) blir norsk lov 1. juli. Virksomheter, som skoleverket, får større ansvar og flere plikter. Brudd på regelverket kan gi millionbøter. Det kan derfor være lurt å være ekstra påpasselige når dere nå etter eksamen og før skoleferien rydder i dokumentene. Strengere krav til sletting er en del av den nye personopplysningsloven. Sensitive data om elever bør da ikke havne i søpla.
GDPR er vedtatt for å hindre misbruk av personopplysninger. Slikt misbruk kan skje hvis dokumenter kommer på avveie ved at de havner i papirkurva og i søpla. Det er ingen sikker måte å slette personopplysninger eller annen sensitiv informasjon på.
Sikker makulering
Skal du være trygg på at sensitiv informasjon om elevene ikke kommer på avveie, må dere ha et opplegg for sikker makulering. Her finnes det mange løsninger, blant annet avhengig av mengden dokumenter som skal slettes. Sletterutinene må dessuten være en del av et opplegg med internkontroll. Er du usikker på om opplegget hos dere er godt nok, kan du ta sikkerhetstesten vår.
Hva skal makuleres?
I en ryddesjau eller i det daglige oppstår det kanskje spørsmål om hva man egentlig bør makulere. Eksempler på slik informasjon i skolene kan være:
- Individuelle opplæringsplaner
- Prøver med karakter og tilbakemeldinger
- Kartleggingsmateriale
- Bilder og videomateriale
- Lydopptak
- Opplysninger om hjemmeforhold
- Korrespondanse mellom skole, foreldre og offentlige instanser om barn og elever
- Referat eller notater fra utviklings- og foreldresamtaler
- Karakterkort og underveisvurderinger
- Anmerkningslapper
Alt dette er sensitiv informasjon om elever som ikke må komme på avveie. Når det ikke lenger er lovpålagt å beholde dem for eksempel i henhold til Arkivloven eller av andre grunner, må sletting skje på en sikker måte.
Gratis sjekkliste
Med GDPR får virksomhetene selv ansvar for å ha et opplegg som tilfredsstiller regelverket. Datatilsynet vil foreta flere kontroller. Derfor kan det også være lurt å ta en siste sjekk før ferien for å se om rutinene hos dere er gode nok. Vi har laget en gratis sjekkliste som du finner nedenfor, og som vi håper kan være til hjelp.
Mer om NG Secure finner du på norskmakulering.no.
