Forhåpentligvis er du flink til å passe på at dokumenter ikke havner i feil hender utenfor bedriften. Kanskje har dere klare rutiner på hvor og hvordan dokumenter og papiravfall skal kastes. Men hvordan er det internt? Er det like klart der? Les om hvorfor rutinene dine bør omfatte dokumentbehandling også innenfor kontorveggene.
Det er mye informasjon internt i en bedrift eller organisasjon som ikke skal være tilgjengelig for alle. Alt fra fremtidige organisasjonsendringer til dokumenter som inneholder informasjon om medarbeideres privatliv. Det er viktig at det er lagt en tydelig plan og at trygge løsninger er tilgjengelige. En god hovedregel er at ingen skal ha tilgang til informasjon de ikke trenger.
Skap forståelse
Det er et kjent syn på mange kontorer: Bunker med gjenglemte papirer ved printere og kopimaskiner, eller i en avfallskurv. Ofte blir papirer - og det kan godt være konfidensielle dokumenter - liggende på et skrivebord etter et møte, eller kanskje lagt i en skuff i påvente av arkivering eller makulering senere. Hvis man husker det.
I slike tilfeller er det fort gjort at noen finner eller leser noe som ikke var ment for dem. Det kan igjen skape usikkerhet, forkludre planer, gi grobunn for rykter, eller i verste fall, føre til misbruk av informasjon.
En makuleringsbeholder på rett plass i kontorlandskapet vil være en god hjelp for trygg makulering av sensitive papirer. Men den alene hjelper ikke mye for medarbeidernes hukommelse og vaner. Tydelige rutiner og klare forventninger til at rutiner skal overholdes må også til. Det gjelder å skape forståelse for hvorfor det er viktig at dokumenter ikke blir glemt igjen rundt omkring. Involver gjerne medarbeiderne for å bidra til gode løsninger. Det skaper eierskap og gjør at den enkelte tar mer ansvar.
Er du usikker på bedriftens makuleringsbehov? Ta en titt på blogginnlegget Bør du velge en sikker makuleringstjeneste eller kjøpe en makuleringsmaskin? >>
Tydelige rutiner
Vi liker å tro at vi kan stole på våre kolleger og samarbeidspartnere, og all erfaring tilsier at man som regel kan gjøre det. Men hvorfor vil enkelte bedrifter la valget om informasjonssikkerhet være opp til hver enkelt person istedenfor å ha klare rutiner og regler? Medarbeidere kommer og går, og på den måten endres også uskrevne normer og "korridorregler" over tid. En dag flyter kanskje både papirer og regler. Ikke la det være noen tvil om hva som gjelder hos dere - lag tydelige rutiner og skiv dem ned.
Rutinen må omfatte blant annet:
- Hva skal skje med utskrifter det ikke er bruk for lenger?
- Hva må makuleres?
- Hvilke regler gjelder for oppbevaring av dokumenter på den enkelte arbeidsplass?
- Tydeliggjøring av den enkeltes ansvar
Klare til makulering?
Når vi er ute hos kunder ser vi ofte at det står esker på printerrom med papirer som er "klare til makulering". Hvorfor skal det være vaktmesterens eller vaskepersonalets oppgave å makulere konfidensielle papirer? Er det en god løsning å gi disse tilgang på informasjon de ikke skal ha?
En lukket makuleringsbeholder plassert på printerrommet gjør at dokumentene blir sikret uten at hverken du eller andre skal bruke unødvendig tid. På den måten kommer heller ikke dokumenter på avveie. Det samme gjelder for kopimaskinen - ikke gjør det til en mulighet å glemme igjen papirer.
Les også: 7 tips til bedre makuleringsrutiner i din bedrift >>
Det du ikke vil at andre skal lese
De fleste av oss har kastet papirer og dokumenter i papirsøpla som vi ville føle det var ubehagelig om andre tok opp og leste. Alle slike dokumenter bør du fra nå av legge i makuleringsbeholderen. Gjør det til en del av rutinen. Det er ingen grunn til å vente.
