Relokalisering av virksomheten kan by på sikkerhetsutfordringer, særlig risikoen for at sensitiv informasjon kommer på avveie. Løsningen ligger i god planlegging av både flyttingen til nye lokaler og hvordan du sørger for avhending av papirer og hardware som ikke skal med på lasset. Her er sju praktiske tips.
Når hele staben skal over i nye lokaler, er det fristende eller direkte nødvendig å starte med blanke ark. Skifte ut møbler og interiørdetaljer i kontorer og møterom, kvitte seg med gamle dokumenter og oppgradere den tekniske utstyrsparken med nye pc-er og kontormaskiner.
Da er det viktig å være klar over sikkerhetsutfordringene som følger med – og vite at bedriften eller eksterne leverandører har kontroll på disse.
En god struktur hjelper på prosessen, og her er 7 tips om hvordan det hele kan håndteres.
1. Flytteplan gir oversikt
Så tidlig som mulig er det praktisk å få på plass en plan for det som skal skje under flyttingen. Den bør beskrive fordeling av oppgaver og ansvar, og en tydelig oversikt over inventar og utstyr: Hva skal med videre til nye lokaler og ikke?
Her er det vesentlig å sørge for riktig håndtering av det som skal kastes, med tanke på makulering av dokumenter og lagringsmedier samt håndtering av EE-avfall. Lag gjerne en slik flytteplan i form av en sjekkliste.
2. Tydelig informasjon
Tydelig informasjon til alle i god tid om det som skal skje, er et godt utgangspunkt for å komme i mål. Dersom de ansatte får være med å påvirke flytteplanen, vil det føre til enklere kommunikasjon underveis.
Ikke glem å ta flyttebyrået med i prosessen. Her er det profesjonelle folk som har gjennomført en slik prosess mange ganger – og kan dermed ha verdifulle råd å komme med.
3. Sortering og merking
En kritisk del av flyttingen er riktig håndtering av utstyr og dokumenter. Noe skal kastes, mens annet skal bli med over i nye lokaler. Derfor er det viktig med et system for sortering og merking.
Her vil det være mye sensitiv informasjon, både i papirform og digitalt. Dette skal ikke komme på avveie.
4. Sikker makulering av dokumenter
Papirkurv, returpapirbeholder eller avfallssekk er et utrygt sted å dumpe dokumenter. Da kan sensitiv informasjon havne på feil hender, med potensielt store og kostbare konsekvenser. Det sikreste er å makulere alt.
Et godt alternativ er å bruke plomberte makuleringsbeholdere, som håndteres av NG Secure i forbindelse med flyttingen. Vi har en sikker prosess med transport i låste biler til et lukket og videoovervåket anlegg for kverning av dokumentene. De kvernede bitene blandes med annet destruert papir og presses i baller som sendes til gjenvinning for nye papirprodukter. En god miljømessig løsning.
Nyttig lesing: Trygg transport med kvalifiserte sjåfører
5. Slett innhold på digitale lagringsmedier
Det er viktig å slette innholdet i det digitale utstyret som ikke skal bli med videre. Gjør en avklaring med virksomhetens IT-leverandør: Er det etablerte rutiner for sikker sletting av sensitive data som både innfrir på personvernreglene og ivaretar bedriftshemmeligheter?
NG Secure anbefaler makulering ved å kverne harddisker og andre lagringsmedier, slik at innholdet ikke kan gjenskapes. Det inkluderer lagringsmedier fra printere og kopimaskiner.
Kvernet materiale og metallfraksjoner fra datamaskiner går til gjenvinning.
Læring: Ny som databehandler i virksomheten
6. Sortering av EE-avfall
Husk at batterier skal fjernes og behandles som EE-avfall. Og øvrig elektrisk og elektronisk avfall krever også spesiell behandling hvis det skal kastes under flyttingen. En enkel løsning er å sortere det som EE-avfall i egne esker og levere det til et mottakssted.
Eller virksomheten kan overlate dette til en aktør som NG Secure. Vi kan håndtere vanlig EE-avfall, også. Da blir det en mindre aktør involvert i organiseringen av denne type fraksjoner.
7. Start med gode sikkerhetsrutiner
Etter fullført flytting til nye lokaler, er folk i endringsmodus. Da kan det være smart å gå gjennom rutinene for informasjonssikkerhet og ta nødvendige grep. Personopplysningsloven setter krav til et system for dette. Benytt derfor sjansen til å få på plass en god sikkerhetskultur i hele bedriften. Det kan lønne seg.
Oppsummert vil en flytteprosess går mer smidig med god planlegging. Spill på lag med partnere, som flyttebyrå og IT-leverandør. Og trekk inn en spesialist hvis du oppdager mangler knyttet til lov- og miljømessig håndtering av sensitive dokumenter og lagringsmedier.
Dette blogginnlegget ble sist publisert 5. januar 2023 og er siden oppdatert.
