Hender det at du kaster fakturakopier rett i avfallskurven? Det bør du ikke gjøre. De inneholder nemlig mer informasjon enn du kanskje tenker over i forbifarten. Informasjon som kunder og konkurrenter kan gjøre seg nytte av.
Det er en anselig mengde med informasjon som kan samles og settes sammen fra dokumenter som mer eller mindre utilsiktet havner i rest- eller papiravfall. Kaster du for eksempel fakturaer, innkjøpsordre, pakksedler og ordrebekreftelser, kan andre lett sette sammen lister over blant annet:
- Dine kunder
- Dine leverandører
- Prisinformasjon
- Leveringsbetingelser
- Produktinformasjon
Kanskje tenker du nå at det lille du kaster fra tid til annen er fragmentert og unyttig, men hvis uvedkommende bevisst samler sammen slik informasjon over tid, kan det faktisk bli mye. Det kan få alvorlige konsekvenser.
Det samme gjelder også dokumenter som salgsrapporter, kundefordringer og leverandørgjeld. Sannsynligvis har dere god kontroll på regnskapsbilagene, men dokumentasjon utover det blir ofte sett på som mindre viktig, og blir dermed ikke tatt vare på i like stor grad.
Les også: Finnes det dumpster-divere i papiravfallet ditt?>>
Det er nok dessverre naivt å tro at ingen har interesse av å få tilgang på dine papirer. Du bør derfor ta en gjennomgang på virksomhetens rutiner:
- Har dere rutiner for makulering av sensitive dokumenter?
- Forstår medarbeiderne dine viktigheten av makulering?
- Er rutinene gode nok - og blir de fulgt?
- Har dere makuleringsmaskiner eller makuleringsbeholdere - og er kapasiteten tilstrekkelig?
- Står de strategisk plassert slik at de er lette å bruke i hverdagen?
- Blir det tatt stikkprøver i avfallet for å sjekke at viktig dokumentasjon ikke blir kastet feil?
- Har dere avfallscontainere/beholdere som er låste slik at andre ikke kommer til?
Fikk du med deg blogginnlegget 7 tips til bedre makuleringsrutiner i din bedrift? Hvis ikke, kan du lese det her.
Det gjelder å være et steg foran konkurrentene - hele tiden. Gode rutiner og kontroll på hvor dokumenter havner, er et viktig bidrag her. Havner papirene i låst makuleringsbeholder kan du være trygg.
Lurer du på hvordan det står til med sikkerheten i din bedrift? Bruk to minutter på denne testen.
