Sikker makulering er en prosess som gir trygghet for at dokumenter med personopplysninger eller annen sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. I den prosessen må det være gode rutiner internt i virksomheten når opplysningene registreres, lagres og behandles, og det må være sikkerhet i alle ledd når dokumentene skal makuleres.
EUs personvernforordning (GDPR)som blir norsk lov 25. mai, stiller strengere krav og pålegger virksomhetene flere plikter i hele denne prosessen. NG Secure leverer tjenester som kan sikre at kravene oppfylles og pliktene utføres.
Hva består denne prosessen av? Ja, blant annet internkontroll, informasjonssikkerhet, informasjonsplikt, personvernerklæring og sikker sletting. Er du usikker på om rutinene i din virksomhet er gode nok, kan du laste ned vår GDPR-sjekkliste nedenfor og ta vår sikkerhetstest. Vi har laget en video, som viser hvordan vår makuleringsprosess foregår.
Å ha kontroll på sensitiv informasjon, handler selvsagt først og fremst om personvern og å beskytte kunder, klienter, pasienter og opplysninger om egen bedrift.
Du skal også være klar over at informasjon på avveie kan utgjøre en risiko for bedriftens omdømme og konkurransekraft.
«Alt du ikke ønsker på forsiden av avisen, må du ha en sikker løsning på»
Den tanken er et godt utgangspunkt hvis du ønsker å kartlegge virksomhetens rutiner rundt sikkerhetsmakulering.
Dette bør du tenke over
Skal du hindre dokumenter på avveie følger her noen punkter det er verdt å tenke over - både når det gjelder oppbevaring og destruksjon av papir, og hvis elektronisk utstyr skal byttes ut.
- Hva bør makuleres?
- Hvilke konsekvenser får det hvis sensitiv informasjon fra dere havner hos uvedkommende?
- Har dere rutiner for hvordan dere behandler informasjon og materiale som skal kastes?
- Hva gjør dere med regnskapsinfo som har gått ut på dato?
- Hvor kaster dere papir og dokumenter - og hvor havner det til slutt?
- Hvis dere har en makuleringsmaskin - hvor sikker er den?
- Har dere makuleringsbeholder fast eller ved behov?
- Hva gjør dere med gamle PCer og telefoner som skal byttes ut?
- Har dere en oversikt over hvem som har ansvar for hva?
- Har dere rutiner for destruksjon av notatbøker, almanakker og andre notater?
Som du ser, er det mye å tenke over hvis du skal makulere dokumenter og informasjon på en sikker måte. Når det gjelder sletting av digital informasjon, er det lurt å ha gode rutiner på det også. Det er fort gjort å miste oversikten når omløpshastigheten på teknologiske enheter har blitt som den er i dag - telefoner og PCer har blitt forbruksvarer man ofte kvitter seg med uten å tenke noe særlig på å tømme dem for informasjon først.
Ønsker du å lese mer om dette? Last ned e-boken «Sikker makulering» gratis.
