Det papirløse kontor har lenge vært et begrep og et mål i mange bedrifter. Vi ønsker å redusere bruken av papir for å kutte kostnader og være miljøvennlige. Likevel bruker de aller fleste bedrifter, uansett uttalt målsetning, fortsatt mye papir – både i form av notater og utskrifter.
Erfaringer viser at dersom et dokument kan skrives ut, så blir det skrevet ut. Et flertall av oss liker fortsatt å lese gjennom dokumenter på papir - og gjerne flere versjoner etterhvert som vi retter opp feil vi finner. Er du flink til å makulere de første utgavene du printer ut av noe? Har dere en klar rutine for hva som gjøres med slikt papir?
Det største hullet i brannmuren
Jeg tør påstå at printknappen er det største «hullet i brannmuren» med tanke på sikkerhet. Mange er veldig bevisste rundt passord og sikkerhet når det gjelder elektronisk lagring, men glemmer helt å tenke på hva som skjer med papiret som blir printet ut.
Hva skjer med papirer som blir liggende ved printeren?
På mange kontorer hoper papir seg gjerne opp i bunker rundt printeren, og i esken(e) ved siden av. Det tar ofte lang tid før noen forbarmer seg over papirene og kaster dem. Og da havner de som regel i vanlig papiravfall. Lyder det kjent?
De aller fleste virksomheter og selskaper opererer med felles printere og printere som er koblet på nett. Avstand fra hver enkelt kontorplass til printeren, utgjør dermed en sikkerhetsrisiko.Her er det flere muligheter:
- Andre får bevisst - eller ubevisst - med seg dine papirer før du rekker å hente utskriften selv
- Dokumenter blir sendt til feil printer (og den er gjerne så langt unna at du tenker du henter det senere, og printer istedet ut en ny til riktig skriver)
- Utskrifter blir liggende som eierløse dokumenter ingen til slutt vedkjenner seg (har du også kollegaer som "ikke ser" eller som "glemmer" veldig fort hva de har holdt på med?)
Tett igjen alle hull - sørg for gode rutiner
Det bør være en selvfølge at alle ansatte får nødvendig opplæring i bedriftens rutiner - også med tanke på bruk av printknappen og utskrifter. Vær tydelig på eventuelle konsekvenser hvis dokumenter havner på avveie. Etablér rutiner som er enkle å forstå, og som er gjennomførbare i hverdagen. Tett igjen alle hull.
Et svært enkelt hjelpemiddel i forbindelse med dette kan være en beholder for sikkerhetsmakulering i printerens umiddelbare nærhet, og ved kontorplassene. Da er det fort gjort å kvitte seg med utskrifter man ikke trenger lenger, på en rask og effektiv måte.
Les også: Konfidensielle dokumenter på avveie internt? >>
Hva skal makuleres?
Jeg liker å si "alt", men hvis jeg skal si noe om hva som er ok å la gå i papirkurven, må det være papirer som:
- Utskrifter fra værvarselet på Yr.no (det er alltid noen som må se sola svart på hvitt, eller i farger hvis de har tillatt seg å sløse litt med fargene...)
- Spørsmål og svar på quizen fra sommerens firmafest (du kan jo også velge å ta vare på dem - sannsynligvis er det ingen som husker spørsmålene selv om du bruker dem om igjen på julebordet)
- Hotellbeskrivelsen fra TripAdvisor som likevel er allment kjent (opplevelsen er mer enn ferdigsnakket i lunsjen uansett..)
Eksemplene mine har sikkert gitt deg en idé om hva som er uskyldige papirer. Det du bør makulere derimot, er all form for sensitiv informasjon, som for eksempel:
- Lønnsslipper
- Kontoutskrifter
- Kopier av kundereskontroer
Lag en egen liste over hva som betraktes som sensitiv informasjon i din virksomhet, og få lista inn i rutinene. Da trenger ingen å lure.
Fikk du forresten lest blogginnlegget Finnes det dumpster-divere i papiravfallet ditt? Det er noen der ute som er interessert i det du kaster.
