I situasjoner hvor du håndterer flere papirdokumenter enn vanlig, er risikoen stor for at sensitive dokumenter kommer på avveie. I disse dager arbeider mange med årsoppgjøret. Kanskje er du blant dem som da føler at det flyter flere dokumenter rundt deg enn normalt – særlig etter at  oppgjøret er vel i havn. I ryddejobben som da må gjøres, vil sikker makulering være en måte å unngå uheldig informasjonslekkasje på.

Det uheldigste kan være at dokumenter havner i søpla. Det er fristende å rive et dokument i stykker og kaste det i papirkurven.  Da er man kvitt det. Dessverre finnes det flere eksempler på at det skaper risiko for at sensitiv informasjon kan komme på avveie.

Er papirmengden som håndteres liten, kan en makuleringsmaskin være løsningen. I alle fall hvis dere sørger for å bruke den kontinuerlig. Men også her finnes det risikofaktorer. Hvis dokumentmengden i perioder vokser som for eksempel under årsoppgjøret, har du kanskje opplevd en eller flere av disse situasjonene:

• Noen bruker maskinen når du planlegger å gjøre det
• Papiret setter seg fast, og du har ikke tid til å gjøre noe med det akkurat nå
• Strimmelbeholderen er full, og det er sekken som står ved siden av også
• Det blinker på feilknappen, og dere må bestille service
• Service er bestilt, men i mellomtiden vokser bunken med dokumenter som skal makuleres og blir liggende tilgjengelig for flere

Sikkerhetstest

Synes du at du opplever dette litt for ofte, kan det være på tide å vurdere en alternativ løsning, for eksempel med makuleringsbeholder. Undersøkelser viser at god tilgjengelighet og riktig kapasitet er de viktigste faktorene for at makuleringsrutiner etterleves i hverdagen. Er du i tvil om hvilken løsning som passer, kan du ta sikkerhetstesten vår.

NG Secure kan tilby deg en sikker makuleringsløsning med en lukket beholder som hentes av sikkerhetsklarert personell og som transporterer beholderne til et sikkert anlegg for makulering.

Når et nytt årsoppgjør er i havn, vil det også være på tide å kvitte seg med regnskapsbilag fra tidligere år. Oppbevaringsplikten for slike bilag er nå redusert fra 10 til 5 år. Har du eldre bilag som opptar plass i arkiver eller på lagre, er tida inne for å kvitte seg med dem. I disse bilagene kan det være sensitiv informasjon som ikke bør komme på avveie, og da er også sikker makulering løsningen.