I en tid preget av økonomisk pessimisme og usikkerhet opplever vi stadig ønsker og krav om kostnadsreduksjoner. Også i vår bransje oppstår det konfrontasjoner med påstander om at sikkerhetsmakulering er dyrt. Vil du forsikre deg om at dokumentene dine håndteres og makuleres på en sikker måte, er det flere faktorer utover pris som spiller inn.

Forhåpentligvis er du blant dem som har etablert et internt regelverk for å følge bestemmelsene i personopplysningsloven der EUs personvernforordning (GDPR) er innlemmet. I den daglige virksomheten vil du testes for å se hvor effektivt regelverket er. Bedriften bør være forberedt på at det kan oppstå avvik og at slike tilfeller umiddelbart må meldes til Datatilsynet.

Vi hører som regel om digitale identitetstyverier, men fysiske dokumenter på avveie kan også være en årsak. Kaster du sensitive dokumenter i papirkurven på jobb eller hjemme, øker risikoen for at blant annet personopplysninger havner i feil hender og at informasjonen misbrukes.

Makuleringsbehovet i de fleste bedrifter varierer, ofte i tråd med sesong og oppgaver. Hvordan og hvor ofte dere bruker makuleringsmaskinen, gir en pekepinn på om den dekker behovet eller om det er manglende kapasitet. Hvis det er trangt, finnes det løsninger som kan effektivisere jobben.

Personvernreglene kan være omfattende, og flere velger å sette håndteringen bort til tredjepart. Virksomheten har uansett et ansvar for at den eksterne databehandleren innfrir GDPR-kravene. Her er det mest sentrale du bør kjenne til når du setter bort slike oppgaver.

Skal du destruere matvarer med utgått dato, feilproduserte klær eller uniformer som ikke skal brukes, er det viktig å vite hvordan du kvitter deg med dem på en sikker måte. Havner varene på avveie, kan det få uønskede konsekvenser for bedrift, omdømme og i verste fall miljø.

Gode rutiner rundt sikker oppbevaring og makulering av dokumenter er alfa og omega for å unngå at sensitiv informasjon kommer på avveie. Hva som skjer med dokumentene i bedriften eller hvor de havner bør ikke være tilfeldig. Med en klar fremgangsmåte blir det enklere å etterleve rutinene dere setter opp.

Dokumentsikkerhet omfatter sikker håndtering og oppbevaring av dokumenter i alle former. De fleste virksomheter har regler og rutiner for hvordan dokumenter skal oppbevares. I tillegg er det flere lover som stiller krav til hvordan bedrifter skal håndtere dokumenter med sensitiv informasjon. Det finnes konkrete sikringstiltak som bedriften bør vurdere å implementere og regler dere bør kjenne til.

Er du lei av å sitte og rive dokumenter i flere biter når du rydder opp etter årsoppgjøret? Eller året rundt for den saks skyld? Da bør du vurdere å kjøpe en makuleringsmaskin eller velge en sikker makuleringstjeneste i stedet. Hva dere trenger, er avhengig av hvilke behov dere har i bedriften. Her gir jeg deg noen tips til hva du bør tenke på.

Papirkurven er en dårlig løsning hvis du ønsker at sensitiv informasjon ikke skal komme på avveie. Å plassere brukte PCer, mobiltelefoner eller harddisker i hyller eller andre steder i kontorlokalene hvor mange kan ha tilgang til dem, er også risikofylt. Et mye bedre valg er sikre, plomberte beholdere som går til sikker makulering og destruksjon. Har bedriften din avtale om en slik løsning?