Det er nå bare dager igjen av den nasjonale kampanjen for informasjonssikkerhet i regi av Norsk senter for informasjonssikring (NorSIS). Den pågår hele oktober med målsetting om å skape en tryggere digital hverdag. De kaller det en dugnad og tilbyr råd og opplæring. Hva har virksomheten deres gjort? Har dere for eksempel benyttet sikkerhetsmåneden til å rydde i arkiver og redusert risikoen for at personopplysninger og annen sensitiv informasjon skal komme på avveie?

Det er snart fire år siden GDPR ble en del av den norske personopplysningsloven. Før det skjedde, var det nok mange som lurte på hva som ville bli konsekvensene av de nye reglene for personvern. de siste årene har vist oss noe av det. Det har vært mange klager på brudd på bestemmelsene og mange GDPR-kontroller både her hjemme og i andre land. Det har blant annet ført til flere millionbøter. Vi må være forberedt på at EUs personvernforordning vil prege de neste årene også. Da kan det være greit å ha noenlunde oversikt over hva som er personopplysninger og andre sensitive data. Har din virksomhet det?

Advokater har en viktig rolle i samfunnet, der tillit hos klientene er alfa og omega. Dette innebærer et stort ansvar for at klientenes sensitive informasjon håndteres konfidensielt og med en høy grad av informasjonssikkerhet. Kan dine klienter stole på at deres informasjon ikke havner på avveie hos deg?

Har dere oversikt over hva som finnes av sensitiv informasjon i virksomheten deres? Vet dere hvordan den blir lagret og behandlet i den daglige driften? Og sletter dere informasjonen på en sikker måte når det er nødvendig? Kan dere svare positivt på disse spørsmålene, tyder mye på at dere har god informasjonssikkerhet og sjansene for å unngå økonomisk tap er gode. I motsatt fall kan det være nyttig med en gjennomgang av sikkerhetsrutiner og kanskje samtidig ta en opprydding.

Den nasjonale sikkerhetsmåneden er over. Forhåpentligvis har dere benyttet den til å rydde i arkiver og på lagerrom og gått gjennom rutiner for å sikre at sensitive data blir slettet på en sikker måte når de skal? Det er i så fall bra. Men det er viktig å huske at informasjonssikkerhet er en kontinuerlig prosess. Opplæring av ansatte må skje fortløpende og rutiner må gjennomgås med jevne mellomrom. Bare da skapes en sikkerhetskultur som gir trygghet for at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie.

Hvordan behandler din bedrift PCer, laptopper, nettbrett og mobiltelefoner som ansatte bruker både i jobb og privat? Hva skjer når de slutter? Må de levere dem tilbake? Slettes innholdet? Hvis bedriften gir tilskudd til kjøp av mobiltelefon eller nettbrett for at ansatte skal bruke dem også i jobb, hva skjer med dem når de slutter? Blir innholdet slettet? Eller hva skjer når ansatte bytter utstyr? Slettes innhold på det gamle? Digitale lagringsmedier som ikke er i bruk, representerer en risiko for at personopplysninger og andre sensitive data kommer på avveie. Sikker makulering  kan redusere risikoen. 

En av tre norske ledere mener at det er for dyrt å sikre seg helt mot dataangrep. Det viser en undersøkelse gjennomført for Norsk senter for informasjonssikring (NorSIS). En av fem mener dessuten at det er lite sannsynlig at deres virksomhet vil bli utsatt for angrep. Det er vanskelig å tolke dette annerledes enn at for mange er villige til å ta en sikkerhetsrisiko. Et av risikoområdene, som det er enkelt å gjøre noe med, er mangel på sletting eller dårlige sletterutiner. Svikter virksomhetene på dette området, kan det nettopp være årsaken til dataangrep.

En ung kvinne leverte ganske nylig sekker med notatbøker til en gjenvinningsstasjon. En tid etterpå fikk hun melding fra en bruktbutikk i Polen om at bøkene hadde havnet hos dem, hvor de også fant navnet hennes. Ubehagelig syntes hun det var. Dette hendte en privatperson, men kunne noe slikt skjedd i deres virksomhet? For eksempel fordi dere fortsatt har papirkurver ved skrivebordene hvor dokumenter kastes og derfra går i søpla til en gjenvinningsstasjon? Kvinnens historie er et eksempel på hvor lett informasjon man ikke ønsker spredd, kan komme på avveie. Vil man hindre det, kan papirkurvene byttes ut med plomberte beholdere og alle dokumenter makuleres før de går til gjenvinning.

Vi er nå inne i den nasjonale sikkerhetsmåneden oktober. Målet med den er å bidra til en tryggere digital hverdag og hindre at sensitive data kommer på avveie. Da er det kanskje lett å tenke at det bare dreier seg om behandling av digitale data. Slik er det ikke. For å få en trygg digital hverdag er det også viktig med sikker lagring og sletting av papirdokumenter. Kommer de i hendene på uvedkommende, kan informasjon derfra gi muligheter til hacking og ID-tyveri.

Hvordan er det på arbeidsplassen deres? Er det trygt å si fra om egne eller kollegers brudd på bedriftens IT-regler? I så fall tyder det på god informasjonssikkerhet, og dere har har skapt forutsetninger for en trygg digital hverdag. Dessverre er det altfor mange som ikke har det slik. En fersk undersøkelse viser at 4 av 10 synes det er ubehagelig å varsle om egne og kollegers sikkerhetsbrudd. Vi nærmer oss den nasjonale sikkerhetsmåneden. Det kan være riktig tidspunkt for å sette dette på den interne dagsordenen. Eller dere kan gjøre det som en del av å delta på Makuleringsdugnaden vår.